Faktura proforma – wszystko co musisz wiedzieć o jej znaczeniu i zastosowaniu
Faktura proforma (pro forma) jest dokumentem handlowym, z którym często mamy do czynienia w transakcjach biznesowych. W niniejszym artykule wyjaśniamy co to jest faktura proforma, jej rolę w transakcjach biznesowych, kluczowe elementy tego dokumentu, czym różni się od faktury końcowej czy zaliczkowej oraz korzyści wynikające z jej stosowania.
Faktura proforma - co to?
Faktura proforma jest dokumentem, który znajduje zastosowanie w handlu i transakcjach gospodarczych. Można wystawić ja w każdej chwili, bo służy do informowania potencjalnego nabywcy o szczegółach i kosztach zaproponowanej transakcji, a więc przede wszystkim pełni rolę informacyjną o ofercie handlowej i może być elementem negocjacji w procesie sprzedaży. Odbiorca może ją zaakceptować, negocjować lub odrzucić. Chociaż zawiera podobne informacje co standardowa faktura, jak dane sprzedawcy i nabywcy, opis towarów/usług, ceny i warunki płatności, nie jest uznawana za dokument księgowy. Faktura proforma nie obliguje kupującego do uiszczenia należności, nie wywołuje skutków w podatku od towarów i usług (VAT) ani nie jest podstawą ujęcia kosztów czy przychodów. Nie ma obowiązku jej ewidencjonowania w księgach rachunkowych.
Kluczowe elementy faktury proforma
Ponieważ celem faktury proforma jest przedstawienie warunków handlowych przed finalizacją transakcji, dlatego powinna zawierać elementy istotne dla klienta i sprzedawcy:
- oznaczenie „Faktura proforma” lub „Proforma”,
- datę wystawienia,
- dane sprzedawcy – należy podać pełne dane sprzedawcy, takie jak nazwa firmy, adres, numer telefonu, adres e-mail itp.,
- dane klienta – podobnie jak w przypadku danych sprzedawcy, należy podać pełne dane klienta, aby umożliwić identyfikację i kontakt,
- opis towarów lub usług – dokładny opis towarów lub usług, wraz z ilością, ceną jednostkową i łączną, powinien być zawarty w fakturze proforma,
- warunki płatności – należy jasno określić kwotę (netto i brutto), stawkę VAT oraz warunki płatności, takie jak termin płatności, metoda płatności itp.
- ważność oferty – jeśli oferta ma określony termin ważności, należy to również uwzględnić w fakturze proforma.
Fakturę proforma można wystawić wyłącznie na zaliczkę jak i pełną kwotę zamówienia.
Faktura proforma a faktura końcowa
Faktura proforma różni się od faktury końcowej, która jest wystawiana po zakończeniu transakcji i jest prawomocnym dokumentem handlowym. Oto kilka głównych różnic między tymi dwoma rodzajami faktur:
- Wiążący charakter – faktura pro forma nie jest prawnie wiążąca, podczas gdy faktura końcowa jest dokumentem, który potwierdza dokonaną transakcję i jest prawnie wiążący dla obu stron.
- Cel – faktura proforma jest dokumentem wstępnym, który przedstawia szacunkowe koszty, podczas gdy faktura końcowa jest ostateczną fakturą, która odzwierciedla rzeczywiste koszty transakcji.
- Numeracja – faktura proforma ma zazwyczaj odrębną numerację niż faktura końcowa, co umożliwia łatwe odróżnienie tych dwóch rodzajów dokumentów.
Faktura proforma a faktura zaliczkowa
Często pojawia się pytanie, czym faktura proforma różni się od faktury zaliczkowej? Faktura zaliczkowa jest wystawiana w momencie otrzymania zaliczki przed rozpoczęciem lub realizacją zamówienia. Jest to dokument, który potwierdza otrzymanie zaliczki i przedstawia warunki płatności oraz dostawy. Faktura proforma natomiast jest dokumentem wstępnym, który nie wymaga otrzymania zaliczki i przedstawia jedynie szacunkowe koszty zamówienia.
Kiedy proforma?
Fakturę proforma wystawiamy najczęściej na etapie negocjacji handlowych, aby przedstawić potencjalnemu klientowi ofertę cenową oraz warunki sprzedaży. Jest to szczególnie istotne w przypadku transakcji międzynarodowych lub gdy wymagana jest zaliczka przed rozpoczęciem realizacji zamówienia. Faktura proforma pozwala klientowi zapoznać się z planowaną transakcją, w tym z kosztami i warunkami płatności. Dzięki temu może ocenić, czy oferta spełnia jego oczekiwania i czy jest gotów zawrzeć umowę.
Faktury proforma nie można wystawić po otrzymaniu zapłaty lub zaliczki. W takich przypadkach obowiązkiem jest wystawienie faktury właściwej. Ile jest czasu na wystawienie faktury po proformie? W przypadku otrzymania zapłaty na podstawie faktury proforma, przedsiębiorca ma obowiązek wystawić fakturę końcową VAT do 15 dnia miesiąca następującego po otrzymaniu płatności.
Dla kogo proforma?
Faktura proforma może być przydatna w różnych scenariuszach biznesowych. W międzynarodowym handlu, faktura proforma często służy jako wstępne potwierdzenie zamówienia Na przykład, firma eksportująca towary może wystawić fakturę proforma do zagranicznego klienta, prezentując szczegółowo warunki sprzedaży. Daje to klientowi jasny obraz oczekiwanych kosztów i warunków dostawy, jednocześnie nie zobowiązując go jeszcze do finalizacji transakcji. Na podstawie proformy zagraniczny importer może uzyskać kredyt eksportowy.
W sektorze usług faktury proforma mogą być używane do wstępnego określenia zakresu i kosztów projektu, dając klientowi możliwość oceny oferty przed zobowiązaniem się do transakcji. W sprzedaży hurtowej, faktura proforma może być używana do potwierdzenia dużych zamówień i zapewnienia, że obie strony zgadzają się na warunki sprzedaży przed rozpoczęciem produkcji lub dostawy.
Dla małych firm faktura proforma może być narzędziem do budowania zaufania i klarowności w relacjach z nowymi klientami, prezentując szczegółowe warunki oferty bez wcześniejszego zobowiązania do transakcji.
Faktura proforma – czy jest wiążąca?
Pomimo że faktura proforma nie jest prawnie wiążąca, istnieją pewne obowiązki prawne i konsekwencje związane z jej użyciem. Oto kilka zasad, które warto znać:
- Zobowiązanie do dostarczenia towarów lub usług – jeśli klient zaakceptuje fakturę proforma i złoży zamówienie, sprzedawca ma obowiązek dostarczyć towar lub usługę zgodnie z zawartą umową.
- Odpowiedzialność za dokładność informacji – sprzedawca jest odpowiedzialny za dokładność informacji zawartych w fakturze proforma, aby uniknąć pomyłek i nieporozumień.
Konsekwencje niezrealizowania zamówienia – jeśli sprzedawca nie dostarczy towaru lub usługi zgodnie z umową zawartą w fakturze proforma (czyli na niej zostały złożone podpisy), klient może podjąć kroki prawne i dochodzić roszczeń w sądzie. Podpis potwierdza bowiem przyjęcie oferty i zobowiązanie się do zapłaty kwoty z tego dokumentu.
Korzyści wynikające z użycia faktury proforma
Używanie faktury proforma niesie korzyści zarówno dla sprzedawcy, jak i dla klienta. Oto niektóre z głównych korzyści wynikających z użycia faktury proforma:
- Klient ma pełną informację o kosztach – faktura proforma umożliwia klientowi zapoznanie się z kosztami i szczegółami przyszłej transakcji przed jej zatwierdzeniem. Dzięki temu może ocenić, czy oferta spełnia jego oczekiwania i czy jest gotów zawrzeć umowę.
- Negocjacje warunków transakcji – faktura proforma daje klientowi możliwość negocjacji warunków płatności i dostawy przed finalizacją transakcji. Jeśli istnieją pewne aspekty, które klient chciałby zmienić lub dostosować, może to zrobić właśnie na etapie faktury proforma, bo modyfikacje tego dokumentu nie niosą żadnych konsekwencji prawnych.
- Wzrost bezpieczeństwa obrotu handlowego dla obu stron bo przed wystawieniem faktury pro forma nie trzeba z jednej strony wydawać towaru lub świadczyć usługi a z drugiej strony płacić za niego.
- Sprawdzenie uczciwości nowych kontrahentów – dopiero po jej opłaceniu realizuje się zamówienie i wystawia fakturę właściwą.
- Ułatwienie procesu celowego – faktura proforma jest często wymagana przy dokonywaniu importu. Dzięki temu dokumentowi klient może uzyskać niezbędne zezwolenia i ułatwić proces celny.
- Jeśli klient wycofa się z zakupu, nie ma konieczności dokonywania korekty, wydawania towaru lub wykonywania usługi.
Jak stworzyć fakturę proforma?
Tworzenie faktury proforma może być stosunkowo proste, jeśli korzysta się z odpowiednich narzędzi i szablonów. Istnieje wiele dostępnych na rynku programów komputerowych i aplikacji online, które umożliwiają łatwe tworzenie faktur proforma. Warto zwrócić uwagę na to, aby faktura proforma zawierała wszystkie niezbędne informacje, takie jak dane sprzedawcy i nabywcy, szczegółowy opis produktów lub usług z ewentualnymi rabatami czy opłatami dodatkowymi, ceny, termin i metodę płatności oraz wszelkie inne warunki lub uwagi dotyczące zamówienia.
Warto nadmienić, że wystawianie faktur proforma nie jest przewidziane w KSeF, bo taki dokument nie jest fakturą VAT.
Czy faktura proforma jest wiążąca?
Czy faktura proforma jest dowodem zakupu?
Faktura proforma nie jest formalnym dowodem zakupu, ponieważ nie jest prawnie wiążąca. Służy jedynie do przedstawienia szacunkowych kosztów transakcji. Dopiero faktura wystawiona po zakończeniu transakcji, stanowi formalny dowód zakupu.Powszechne nieporozumienia dotyczące faktur proforma
Istnieje wiele powszechnych nieporozumień dotyczących faktur proforma, które warto wyjaśnić.
- Po pierwsze, faktura proforma nie jest równoznaczna z fakturą końcową i nie ma prawnego zobowiązania do zapłaty.
- Po drugie, faktura proforma nie jest dowodem zakupu i nie jest prawnie uznawana jako taki. Warto mieć to na uwadze, aby uniknąć nieporozumień i błędów w procesie transakcyjnym.