Podatek VAT należny a naliczony. Wszystko, co warto wiedzieć.
Czym jest VAT należny?
Czynny podatnik VAT zobowiązany jest do płacenia do urzędu skarbowego zobowiązania zwanego podatkiem należnym, który związany jest uzyskiwanymi przychodami.
Definicja VAT należnego
VAT należny to wartość podatku wynikająca ze sprzedaży towarów lub usług. Jest to podatek, który przedsiębiorca musi odprowadzić do urzędu skarbowego. Jego wysokość zależy od ceny netto towarów lub usług oraz obowiązującej stawki VAT. Obowiązek podatkowy powstaje w momencie dostawy towaru lub wykonania usługi. Jeżeli przedsiębiorca otrzymał przed dostawą zaliczkę obejmującą całość zamówienia lub jego część, obowiązek podatkowy powstaje w dniu otrzymania tych środków adekwatnie do otrzymanej kwoty.
Jak obliczyć VAT należny?
Obliczenie VAT należnego jest stosunkowo proste. Wartość netto sprzedanych towarów lub usług mnoży się przez stawkę VAT. Na przykład, jeśli sprzedajesz towar za 5000 zł netto, a stawka VAT wynosi 23%, podatek należny wyniesie: 5 000 zł x 0,23 = 1150 zł. Wartość brutto transakcji to 6150 zł.
Dokumentacja VAT należnego
VAT należny musi być udokumentowany fakturami sprzedaży. Faktury te są podstawą do sporządzenia deklaracji VAT-7, która składana jest do urzędu skarbowego. Podatnicy rozliczający się miesięcznie muszą złożyć deklarację do 25. dnia następnego miesiąca, natomiast rozliczający się kwartalnie — do 25. dnia miesiąca następującego po kwartale rozliczeniowym.
Czym jest VAT naliczony?
Definicja VAT naliczonego
VAT naliczony to przede wszystkim podatek, który przedsiębiorca płaci przy zakupie towarów lub usług potrzebnych do prowadzenia działalności gospodarczej. W przypadku importu stanowi on sumę podatku zawartą w deklaracji celnej, importowej. Obejmuje on też:
- zryczałtowany zwrot podatku wynikający z nabycia produktów rolnych przy dostawie opodatkowanej
- kwota podatku należnego wynikająca z wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, dostawy towarów, dla których podatnikiem jest nabywca oraz świadczenia usług, dla których podatnikiem jest ich usługobiorca. Podatek należny może być uwzględniony w rejestrze VAT sprzedaży i zakupu.
Podatek naliczony jest uwzględniany przy obliczaniu podatku do zapłaty, ponieważ pomniejsza on VAT należny.
Jak obliczyć VAT naliczony?
Obliczenie VAT naliczonego również jest proste. Wartość netto zakupionych towarów lub usług mnoży się przez stawkę VAT. Na przykład, jeśli przedsiębiorca kupuje materiały biurowe o wartości netto 1000 zł z 23% stawką VAT, VAT naliczony wyniesie: 1000 zł × 0,23 = 230 zł. Wartość brutto transakcji to 1230 zł.Dokumentacja VAT naliczonego
Dokumentacją VAT naliczonego są faktury zakupowe, które przedsiębiorca otrzymuje od swoich dostawców. Te faktury są podstawą do prowadzenia ewidencji zakupów VAT, która jest niezbędna do prawidłowego rozliczenia VAT.Podatek należny a naliczony – różnice
Podatek należny oblicza się na podstawie sprzedaży, natomiast podatek naliczony na podstawie zakupów. VAT należny jest podatkiem, który przedsiębiorca musi zapłacić do urzędu skarbowego, podczas gdy VAT naliczony jest kwotą, którą można odliczyć od VAT należnego.
VAT należny dokumentuje się fakturami sprzedaży, które wystawia przedsiębiorca, natomiast VAT naliczony dokumentuje się fakturami zakupowymi, które otrzymuje przedsiębiorca od swoich dostawców. Oba rodzaje faktur są niezbędne do sporządzenia deklaracji VAT.
Znajomość różnic między VAT należnym a naliczonym jest kluczowa dla prawidłowego rozliczania podatku VAT. Niewłaściwe zrozumienie tych pojęć może prowadzić do błędów w deklaracjach podatkowych i potencjalnych sankcji ze strony urzędu skarbowego.
Komu przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego?
Warunki odliczenia
Prawo do odliczenia VAT naliczonego przysługuje wyłącznie czynnym podatnikom VAT. Aby móc odliczyć VAT naliczony, zakupy muszą być związane z działalnością gospodarczą i udokumentowane fakturami VAT.Wyjątki
Nie wszystkie zakupy uprawniają do odliczenia VAT. Wyłączenia obejmują między innymi usługi gastronomiczne i noclegowe czy transakcje udokumentowane fakturami wystawionymi przez podmioty nieistniejące. W przypadku zakupu i eksploatacji samochodu firmowego, wykorzystywanego także do celów prywatnych osobowych, można odliczyć tylko 50% VAT.
Przykład 1: Przedsiębiorca kupuje materiały budowlane za 10,000 zł netto. Stawka VAT wynosi 23%, więc VAT naliczony to 2,300 zł. Przedsiębiorca może odliczyć tę kwotę od VAT należnego.
Przykład 2: Przedsiębiorca kupuje usługę noclegową dla pracownika na szkolenie za 1,000 zł netto. Stawka VAT wynosi 8%, więc VAT naliczony to 80 zł. Przedsiębiorca nie może odliczyć tej kwoty, ponieważ usługi noclegowe są wyłączone z możliwości odliczenia.
Podatek należny a naliczony — kluczowe terminy odliczenia
VAT możesz odliczyć najwcześniej w rozliczeniu za okres, w którym - w odniesieniu do nabytych lub importowanych towarów i usług - powstał obowiązek podatkowy, czyli w okresie, za który sprzedawca jest zobowiązany rozliczyć VAT należny. Odliczenie podatku wiąże się z czasem otrzymania faktury. Jeśli faktura została wystawiona pod koniec miesiąca, ale dotarła do ciebie w kolejnym, VAT możesz odliczyć dopiero w rozliczeniu za miesiąc otrzymania faktury.
- Terminy miesięczne
Podatnicy rozliczający VAT miesięcznie mogą odliczyć VAT naliczony w okresie, w którym otrzymali fakturę, lub w jednym z trzech kolejnych okresów rozliczeniowych.
Przykład 1: Przedsiębiorca rozliczający VAT miesięcznie otrzymuje fakturę we wrześniu. Może odliczyć VAT naliczony we wrześniu, październiku, listopadzie lub grudniu.
- Terminy kwartalne
Podatnicy rozliczający VAT kwartalnie mogą odliczyć VAT naliczony w okresie, w którym otrzymali fakturę, lub w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych.
Przykład 2: Przedsiębiorca rozliczający VAT kwartalnie otrzymuje fakturę we wrześniu. Może odliczyć VAT naliczony w III kwartale, IV kwartale lub I kwartale następnego roku.
Jeżeli nie odliczysz VAT w okresie, w którym otrzymałeś fakturę, albo w jednym z następnych okresów rozliczeniowych, możesz złożyć korektę pliku JPK_V7 za okres otrzymania faktury. Masz prawo do odliczenia VAT do 5 lat wstecz.
Podatek VAT a rozliczenie z Urzędem Skarbowym
Rozliczenie podatku VAT polega na sporządzeniu i złożeniu deklaracji VAT-7 (miesięczna) lub VAT-7K (kwartalna) oraz na zapłacie należnego podatku do urzędu skarbowego. Deklaracje muszą być złożone do 25. dnia miesiąca następującego po okresie rozliczeniowym.
Proces rozliczenia
Podatek płacisz wówczas, gdy z deklaracji za dany okres rozliczeniowy wynika nadwyżka VAT należnego nad VAT naliczonym.
Jeśli jednak dokonałeś zakupów firmowych na kwotę przekraczająca sprzedaż, a naliczony VAT jest wyższy niż należny, możesz przenieść nadwyżkę na kolejny okres rozliczeniowy lub wystąpić o zwrot różnicy w podatku na rachunek bankowy lub na rachunek VAT używany przy podzielonej płatności VAT.
Dokumenty wymagane przez Urząd Skarbowy
Podstawowymi dokumentami wymaganymi przez urząd skarbowy są faktury sprzedaży (dla VAT należnego) i faktury zakupowe (dla VAT naliczonego). Dodatkowo, przedsiębiorcy muszą prowadzić rejestry sprzedaży i zakupów VAT oraz przesyłać pliki JPK_VAT.
Podatnicy zobowiązani do raportowania w formacie JPK_VAT przekazują plik co miesiąc, nawet jeśli z VAT rozliczają się w cyklach kwartalnych.
Przykłady błędów i konsekwencje
Błędy w deklaracjach VAT mogą prowadzić do sankcji ze strony urzędu skarbowego. Najczęstsze błędy to:
- niewłaściwe obliczenie VAT należnego,
- niewłaściwe odliczenie VAT naliczonego,
- brakujące faktury,
- błędnie sporządzone rejestry VAT.
Konsekwencje mogą obejmować grzywny, odsetki za zwłokę oraz kontrole podatkowe.
Rozumienie różnic między podatkiem należnym a naliczonym oraz znajomość zasad odliczeń i terminów rozliczeń VAT jest niezbędne dla każdego przedsiębiorcy. Prawidłowe zarządzanie podatkiem VAT może przynieść korzyści finansowe i uchronić przed problemami z urzędem skarbowym.