Umowa faktoringu – czym jest, jakie są jej kluczowe elementy i na co zwrócić uwagę?

Finansowanie działalności gospodarczej to kluczowy element zarządzania firmą. Wielu przedsiębiorców zmaga się z problemem długich terminów płatności faktur, co wpływa na płynność finansową. W takiej sytuacji z pomocą przychodzi faktoring – rozwiązanie umożliwiające szybkie uzyskanie środków na podstawie wystawionych faktur.

Czym jest umowa faktoringu?

Umowa faktoringu to umowa, która precyzuje zasady współpracy pomiędzy firmą faktoringową a przedsiębiorcą, który chce korzystać z faktoringu. Określa warunki cesji wierzytelności, zakres finansowania oraz obowiązki obu stron.

Umowa faktoringu nie jest ściśle regulowana przez Kodeks cywilny, co oznacza, że strony mają dużą swobodę w kształtowaniu jej warunków. Jest zawierana na zasadzie swobody umów, którą gwarantuje art. 353 (1) Kodeksu cywilnego, jak i ma odniesienie do przepisów dotyczących cesji wierzytelności, czyli art. 509 Kodeksu cywilnego. Zaleca się jej sporządzanie w formie pisemnej.

Definicja faktoringu i jego rola w finansowaniu firm

Faktoring polega na sprzedaży przez przedsiębiorstwo swoich należności firmie faktoringowej. Jest to szczególnie korzystne dla firm, które oferują swoim klientom długie terminy płatności, co może prowadzić do zatorów płatniczych i problemów z utrzymaniem płynności finansowej. Dzięki faktoringowi przedsiębiorca otrzymuje środki finansowe niemal natychmiast po wystawieniu faktury, co pozwala na bieżące regulowanie zobowiązań, inwestowanie w rozwój czy negocjowanie korzystniejszych warunków z dostawcami.

Jak działa faktoring?

Proces faktoringu składa się z kilku kluczowych etapów:

1. Podpisanie umowy faktoringowej – przedsiębiorca zawiera umowę z firmą faktoringową, określającą warunki współpracy.
2. Przekazanie faktur – przedsiębiorca przesyła firmie faktoringowej faktury do finansowania.
3. Wypłata zaliczki – firma wypłaca przedsiębiorcy zaliczkę, zwykle od 80% do 90% wartości faktury.
4. Płatność kontrahenta – po terminie płatności kontrahent przelewa środki na konto firmy faktoringowej.
5. Rozliczenie końcowe – firma faktoringowa przekazuje pozostałą część środków przedsiębiorcy, pomniejszoną o prowizję i opłaty.

Faktoring może być doskonałą alternatywą dla kredytów bankowych, ponieważ nie wymaga przedstawiania zabezpieczeń i pozwala na elastyczne finansowanie działalności.

Kluczowe elementy umowy faktoringowej

Odpowiednio skonstruowana umowa faktoringu powinna jasno określać prawa i obowiązki obu stron, zakres finansowania, rodzaj faktoringu oraz wszelkie koszty i terminy związane z obsługą wierzytelności.

Strony umowy (faktor, faktorant)

W umowie faktoringowej uczestniczą dwie główne strony:

• Faktorant – przedsiębiorca sprzedający swoje wierzytelności w zamian za wcześniejszą płatność.
• Faktor – instytucja finansowa – np. firma faktoringowa jak Bibby Financial Services lub bank, która wykupuje wierzytelności i finansuje przedsiębiorcę.

W niektórych przypadkach w procesie faktoringu uczestniczy również dłużnik, czyli kontrahent faktoranta, który jest zobowiązany do uregulowania należności zgodnie z warunkami faktury.

Rodzaj faktoringu – jakie są opcje?

W umowie faktoringowej powinien być jasno określony rodzaj faktoringu, ponieważ wpływa on na sposób rozliczeń, poziom ryzyka oraz obowiązki stron. Od wyboru konkretnej opcji ściśle zależą też korzyści, jakie naszej firmie może przynieść usługa faktoringowa.

Faktoring ze względu na przejęcie ryzyka niewypłacalności kontrahenta

• Faktoring pełny (bez regresu) – faktor przejmuje na siebie ryzyko niewypłacalności kontrahenta. Jeśli dłużnik nie zapłaci faktury, przedsiębiorca nie ponosi odpowiedzialności finansowej.
• Faktoring niepełny (z regresem) – w tym modelu ryzyko niewypłacalności kontrahenta pozostaje po stronie faktoranta. Jeśli dłużnik nie ureguluje należności w ustalonym terminie, przedsiębiorca musi zwrócić faktorowi wypłaconą wcześniej zaliczkę.

Faktoring ze względu na jawność cesji wierzytelności

• Faktoring jawny (notyfikowany) – kontrahent jest informowany o cesji wierzytelności na faktora i dokonuje płatności bezpośrednio na konto firmy faktoringowej. 
• Faktoring tajny (nienotyfikowany) – kontrahent nie wie, że faktury zostały przekazane firmie faktoringowej. Spłaca należność przedsiębiorcy, a ten przekazuje środki faktorowi.

Faktoring krajowy i międzynarodowy

• Faktoring krajowy – stosowany w przypadku transakcji pomiędzy podmiotami z tego samego kraju.
• Faktoring eksportowy – dedykowany dla przedsiębiorstw prowadzących handel międzynarodowy. 

Każdy z tych modeli ma swoje specyficzne cechy i powinien być dopasowany do indywidualnych potrzeb firmy. Obok rodzaju, ważny jest też limit finansowania – maksymalna kwota, do jakiej firma faktoringowa zgadza się finansować należności. Ważne, aby ten limit odpowiadał realnym potrzebom firmy.

Warunki wykupu wierzytelności

Umowa faktoringowa powinna zawierać szczegółowe warunki, na jakich faktor przyjmuje wierzytelności do finansowania. Kluczowe elementy to:

• Kryteria kwalifikacji wierzytelności – faktor może określić minimalną i maksymalną wartość faktury, a także akceptowane terminy płatności (np. 30, 60 czy 90 dni). Niektóre umowy faktoringowe wykluczają transakcje z niektórymi branżami lub firmami o podwyższonym ryzyku.
• Procedura przekazywania faktur – umowa powinna określać sposób dostarczania faktur do faktora - najczęściej przedsiębiorcy korzystają z dedykowanych platform online.
• Terminy i sposób rozliczenia płatności – określenie, w jakiej wysokości i w jakim czasie faktor zobowiązuje się do przekazania środków po zgłoszeniu faktury oraz przy rozliczeniu transakcji. Standardowo wypłata zaliczki następuje w ciągu 24-48 godzin od akceptacji dokumentów.

Przed podpisaniem umowy warto dokładnie przeanalizować jej zapisy, aby uniknąć nieoczekiwanych kosztów i zapewnić swojej firmie korzystne warunki finansowania.

Rodzaje faktoringu – który wybrać?

Faktoring można dopasować do specyfiki działalności przedsiębiorstwa oraz jego potrzeb związanych z zarządzaniem należnościami. Wybór odpowiedniego rodzaju faktoringu wpływa na sposób rozliczeń, poziom ryzyka oraz zakres obowiązków przedsiębiorcy.

Faktoring pełny (bez regresu) – ochrona przed niewypłacalnością kontrahenta

W faktoringu pełnym firma faktoringowa przejmuje na siebie pełne ryzyko niewypłacalności kontrahenta. Jeśli odbiorca towarów lub usług nie ureguluje płatności, faktor nie będzie dochodził zwrotu środków od faktoranta. Jest to opcja szczególnie korzystna dla przedsiębiorstw współpracujących z kontrahentami o niepewnej sytuacji finansowej lub działających na rynkach o podwyższonym ryzyku. Wiąże się jednak z wyższymi kosztami usługi.

• Zalety faktoringu pełnego: 
• Pełne zabezpieczenie przed niewypłacalnością klientów, co redukuje ryzyko strat finansowych.
• Możliwość bezpiecznego rozszerzania działalności i współpracy z nowymi kontrahentami.
• Lepsza kontrola nad płynnością finansową, ponieważ przedsiębiorca nie ponosi konsekwencji braku płatności od kontrahenta.
• Często obejmuje dodatkowe usługi, np. monitoring należności i windykację.

Faktoring pełny sprawdzi się w firmach, które nie chcą ponosić ryzyka braku zapłaty i preferują stabilność finansową kosztem nieco wyższych opłat.

Faktoring niepełny (z regresem) – mniejsze koszty, większa odpowiedzialność

• Niższy koszt usługi w porównaniu do faktoringu pełnego.
• Większa dostępność – faktorzy mniej restrykcyjnie podchodzą do oceny kontrahentów.

Faktoring niepełny jest dobrym rozwiązaniem dla firm, które mają stabilnych i wiarygodnych kontrahentów oraz chcą ograniczyć koszty finansowania.

Faktoring jawny i tajny – różnice

Podział faktoringu na jawny (notyfikowany) i tajny (nienotyfikowany) dotyczy tego, czy kontrahent jest informowany o cesji wierzytelności. W tradycyjnym faktoringu następuje przeniesienie wierzytelności na firmę faktoringową, a o tej cesji kontrahent zostaje powiadomiony. W faktoringu cichym kontrahent nie jest informowany o przeniesieniu wierzytelności (cesji). Za faktury płaci przedsiębiorcy, a dopiero ten jest zobowiązany do ich przelania na konto faktora. Stąd faktoring tajny będzie mieć zastosowanie głównie w formie faktoringu niepełnego, czyli z regresem, gdzie firma faktoringowa nie przejmuje ryzyka niewypłacalności kontrahenta - bez cesji nowy wierzyciel nie może dochodzić swoich należności. Faktoring cichy wzbudza wiele kontrowersji, a najczęstszym powodem jego stosowania jest zakaz cesji w umowie między kontrahentem a przedsiębiorcą.

Zalety i potencjalne ryzyka umowy faktoringowej

Przed podjęciem decyzji o skorzystaniu z faktoringu, warto dokładnie przeanalizować zarówno korzyści, jak i potencjalne ryzyka oraz koszty związane z tą usługą.

Korzyści faktoringu

• Szybka gotówka – firmy mogą otrzymać środki niemal natychmiast po wystawieniu faktury.
• Poprawa płynności finansowej - przedsiębiorca szybko uzyskuje środki z wystawionych faktur, co pozwala na terminowe regulowanie własnych zobowiązań i unikanie zatorów płatniczych. 
• Brak konieczności zaciągania kredytu - faktoring nie obciąża zdolności kredytowej firmy, co jest korzystne dla przedsiębiorstw, które nie chcą lub nie mogą zaciągać dodatkowych zobowiązań kredytowych. 
• Elastyczność - przedsiębiorca może decydować, które faktury przekazać do faktoringu, dostosowując usługę do bieżących potrzeb finansowych. 
• Uproszczone procedury - w porównaniu z kredytem bankowym, faktoring charakteryzuje się prostszymi i szybszymi procedurami.

Ryzyka i koszty faktoringu

• Koszty usługi - faktoring wiąże się z opłatami, takimi jak prowizje faktoringowe, odsetki oraz ewentualne opłaty dodatkowe. Ważne jest dokładne przeanalizowanie wszystkich kosztów przed podpisaniem umowy. 
• Ryzyko reputacyjne - w przypadku faktoringu jawnego kontrahenci są informowani o cesji wierzytelności, co może być postrzegane jako sygnał problemów finansowych firmy. 
• Zobowiązania w przypadku faktoringu niepełnego - w modelu z regresem, jeśli kontrahent nie ureguluje należności, przedsiębiorca jest zobowiązany do zwrotu otrzymanej zaliczki faktorowi.

Jakie zapisy w umowie warto przeanalizować przed podpisaniem?

Aby uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek, warto dokładnie przeanalizować poszczególne zapisy umowy, zwracając szczególną uwagę na koszty, terminy wypłaty środków oraz warunki zakończenia współpracy.

Koszty i prowizje – na co zwrócić uwagę?

Przed podpisaniem umowy warto przeanalizować wszystkie elementy wynagrodzenia faktora.

Podstawowe koszty faktoringu:

• Prowizja faktoringowa – najczęściej stanowi procent od wartości faktury i jest głównym kosztem usługi.
• Odsetki za finansowanie – naliczane za okres od momentu wypłaty środków do chwili, gdy kontrahent ureguluje płatność.

Dodatkowe opłaty, które mogą pojawić się w umowie:

• Opłata przygotowawcza – wynagrodzenie faktora za analizę sytuacji finansowej przedsiębiorcy oraz przygotowanie dokumentacji. Może być to kwota jednorazowa lub naliczana cyklicznie.
• Opłata za niewykorzystany limit faktoringowy – jeśli firma nie skorzysta w pełni z przyznanego limitu, faktor może naliczyć dodatkową opłatę za „rezerwację” środków.
• Opłaty za zmiany w umowie – mogą dotyczyć podwyższenia limitu, zmiany rachunku bankowego do przelewów lub modyfikacji warunków współpracy.
• Opłata za windykację – w przypadku opóźnień w płatnościach faktor może doliczać koszty windykacyjne.
• Koszty związane z monitoringiem kontrahentów – niektóre firmy faktoringowe pobierają dodatkowe opłaty za analizę zdolności płatniczej klientów faktoranta.

➡️  Wskazówka: Warto dokładnie sprawdzić tabelę opłat i prowizji, aby uniknąć ukrytych kosztów, które mogą zwiększyć całkowity koszt faktoringu. Dobrym rozwiązaniem jest również porównanie ofert różnych firm faktoringowych.

Czas przelewu środków – jak szybko faktor wypłaca należności?

Sprawdź, w jakim czasie faktor zobowiązuje się wypłacić środki po przesłaniu faktur. Standardowy czas przelewu wynosi od kilku godzin do kilku dni roboczych. Jeśli faktor wymaga dodatkowej weryfikacji dokumentów lub kontrahenta, proces może trwać dłużej.

➡️  Wskazówka: Warto sprawdzić, czy w umowie znajdują się zapisy dotyczące maksymalnego czasu przelewu oraz czy dostępne są opcje przyspieszonej wypłaty środków.

Zasady zakończenia współpracy – jak uniknąć problemów?

Umowa faktoringowa powinna zawierać zapisy dotyczące jej rozwiązania. Jasne określenie warunków zakończenia współpracy zapewnia obu stronom bezpieczeństwo i eliminuje ryzyko nieprzewidzianych kosztów, np. przy szybkim rozwiązaniu współpracy. Zwróć uwagę na:

• Okres wypowiedzenia – czas, jaki musi upłynąć od momentu złożenia wypowiedzenia do zakończenia współpracy.
• Opłaty związane z rozwiązaniem umowy – niektóre firmy stosują kary umowne za przedterminowe zakończenie współpracy, zwłaszcza jeśli umowa została podpisana na czas określony.
• Procedury rozliczenia środków – warto sprawdzić, jak wygląda zwrot niewykorzystanych środków lub sposób uregulowania faktur, które nadal są w obsłudze faktora.

➡️  Wskazówka: Przed podpisaniem umowy warto upewnić się, że warunki wypowiedzenia nie wiążą się z nadmiernymi kosztami. Jeśli umowa zawiera klauzule dotyczące długiego okresu wypowiedzenia lub wysokich opłat za wcześniejsze zakończenie, może to być sygnał ostrzegawczy.
Warto przeanalizować również inne zapisy, które mogą mieć wpływ na współpracę z faktorem.

• Zakres usług dodatkowych – niektóre firmy oferują monitoring należności, wsparcie w windykacji czy pomoc prawną. Sprawdź, czy usługi te są wliczone w cenę, czy wymagają dodatkowych opłat.
• Minimalna wartość faktur do finansowania – niektóre umowy określają minimalną wartość pojedynczej faktury lub minimalny wolumen faktoringu, co może być istotnym ograniczeniem dla mniejszych firm.
• Wymagania dotyczące kontrahentów – faktor może narzucać wymagania dotyczące kontrahentów, np. dopuszczalne terminy płatności lub konieczność przedstawienia dodatkowych dokumentów.
• Waluta transakcji – w przypadku faktoringu eksportowego warto sprawdzić, czy faktor obsługuje transakcje w walutach obcych oraz czy stosuje zabezpieczenia przed ryzykiem kursowym.
• Możliwość renegocjacji warunków – firmy, które planują długoterminową współpracę z faktorem, powinny sprawdzić, czy umowa pozwala na elastyczne dostosowanie warunków w przyszłości.

Czy faktoring jest odpowiedni dla Twojej firmy?

Faktoring może wspierać działalność przedsiębiorstwa w różnych branżach. Nie każda firma jednak skorzysta z tej formy finansowania w równym stopniu. Decyzja o wdrożeniu faktoringu powinna być poprzedzona analizą specyfiki działalności, modelu biznesowego oraz potrzeb w zakresie płynności finansowej.

Jakie branże najczęściej korzystają z faktoringu?

Faktoring jest szczególnie popularny w sektorach, w których standardem są długie terminy płatności lub w których przedsiębiorcy borykają się z częstymi opóźnieniami w regulowaniu należności. Często korzystają z niego takie sektory jak:

🔹 Transport i logistyka – długie terminy płatności powodują problemy z utrzymaniem płynności finansowej. Faktoring pozwala przewoźnikom szybko uzyskać środki, nie czekając na przelewy od kontrahentów.

🔹 Produkcja – w branżach o długim cyklu produkcyjnym jak np. w sektorze meblowym, tworzyw sztucznych czy wyrobów z metali, przedsiębiorcy często muszą ponosić wysokie koszty zakupu surowców i półproduktów, zanim jeszcze otrzymają płatności za gotowe wyroby. Faktoring umożliwia utrzymanie stabilnych dostaw i uniknięcie przestojów.

🔹 Handel hurtowy – przedsiębiorstwa handlowe często udzielają klientom kredytów kupieckich, oferując odroczone terminy płatności. W rezultacie mogą mieć ograniczone środki na zakup nowych towarów. Faktoring pozwala na szybsze uwolnienie kapitału i dalszy rozwój działalności.

🔹 Usługi (np. agencje marketingowe, IT, budowlane) – firmy realizujące projekty z długimi terminami płatności często muszą pokrywać koszty pracy i materiałów zanim otrzymają wynagrodzenie. Faktoring pozwala na utrzymanie płynności, bez konieczności czekania na płatności od klientów.

🔹 Budownictwo – branża charakteryzuje się wysokimi kosztami działalności i długimi terminami płatności. Faktoring umożliwia firmom budowlanym finansowanie bieżących zobowiązań bez konieczności czekania na rozliczenie całego projektu.

➡️  Wniosek: Faktoring sprawdza się w branżach, w których firmy mają wysokie zapotrzebowanie na kapitał obrotowy, oferują kontrahentom wydłużone terminy płatności lub współpracują z dużymi odbiorcami, którzy narzucają długie okresy rozliczeń.

• Brak zdolności kredytowej – jeśli firma nie spełnia wymogów bankowych lub nie chce zwiększać swojego zadłużenia, faktoring może być alternatywnym źródłem finansowania, ponieważ opiera się głównie na wiarygodności kontrahentów, a nie samego przedsiębiorcy.
• Problemy z płynnością finansową – jeśli firma napotyka na okresowe trudności z regulowaniem własnych zobowiązań z powodu opóźnień w płatnościach od klientów, faktoring może pomóc w utrzymaniu stabilności finansowej.
• Chęć zabezpieczenia się przed niewypłacalnością kontrahentów – w przypadku faktoringu pełnego faktor przejmuje ryzyko braku płatności, co jest korzystne zwłaszcza dla firm, które współpracują z nowymi kontrahentami lub działają na rynkach o podwyższonym ryzyku.
• Współpraca z dużymi odbiorcami – korporacje i sieci handlowe często wymuszają długie terminy płatności na mniejszych dostawcach. Faktoring pozwala uniknąć negatywnego wpływu tych warunków na płynność finansową.
• Sezonowość działalności – firmy, których przychody są uzależnione od sezonowości (np. branża rolnicza, turystyczna, handlowa), mogą korzystać z faktoringu w okresach większego zapotrzebowania na gotówkę.

Podsumowanie

Umowa faktoringu to jedno z najskuteczniejszych narzędzi poprawy płynności finansowej, szczególnie w branżach, w których standardem są długie terminy płatności. Dzięki temu rozwiązaniu przedsiębiorcy mogą szybko uzyskać dostęp do środków zamrożonych w fakturach, unikając problemów związanych z opóźnieniami w płatnościach od kontrahentów.
Przed podpisaniem umowy faktoringowej warto dokładnie przeanalizować jej kluczowe elementy. Świadoma decyzja o wdrożeniu faktoringu pozwala firmie uniknąć problemów z płynnością finansową czy opóźnionymi płatnościami, przyspieszyć rozwój działalności oraz zminimalizować ryzyko związane z niewypłacalnością kontrahentów.

➡️  Chcesz dowiedzieć się więcej o faktoringu? Sprawdź naszą bazę wiedzy oraz ofertę, aby znaleźć rozwiązanie dopasowane do potrzeb Twojej firmy!

• Nie chcesz brać kredytu? Weź faktoring!
• Jak księgować faktoring z regresem i bez regresu?