Koniec papierowych faktur początkiem rewolucji w małych przedsiębiorstwach (KSeF)

Co to jest KSeF (Krajowy System e-Faktur)?

Od połowy przyszłego roku przedsiębiorców będzie obowiązywał Krajowy System eFaktur. Ten jednolity standard obiegu faktur elektronicznych gwarantowany jest ustawą z dnia 16 czerwca 2023 roku o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw. Wprowadza ona obowiązek stosowania KSeF i wystawiania tak zwanych faktur ustrukturyzowanych. KSeF jest bowiem rządowym systemem teleinformatycznym, za pomocą którego wszyscy przedsiębiorcy działający w Polsce będą wystawiali e-faktury. System ten będzie w sposób kompleksowy odpowiadał za proces wystawienia, przesyłania, otrzymywania i przechowywania faktur. 

Podmioty zobowiązane do korzystania z KSeF (2024 rok)

Docelowo Krajowym Systemem e-Faktur zostaną objęci wszyscy podatnicy. W pierwszej kolejności obowiązek wystawiania elektronicznych faktur zostanie nałożony wyłącznie na przedsiębiorców będących czynnymi płatnikami podatku VAT (obowiązuje od 1 lipca 2024 roku). Pozostali, czyli podatnicy, którzy nie płacą VAT (małe i średnie firmy, które są z tego zwolnione), mają o pół roku wydłużony okres dostosowania się do nowych przepisów. W rezultacie będą oni zobowiązani do rozliczania faktur w systemie KSeF dopiero od stycznia 2025 roku.

Platforma KSeF — cele projektu

W praktyce oznacza to, że po wejściu w życie Krajowego Systemu eFaktur wszystkie faktury będzie trzeba wystawiać w formie elektronicznej. Co więcej, będą one wystawiane wyłącznie poprzez platformę udostępnioną przez Ministerstwo Finansów. Dla przedsiębiorców, którzy korzystają jeszcze z dokumentów papierowych, oznacza to więc rewolucję. Celem nadchodzących zmian jest usprawnienie systemu przesyłania faktur do Urzędu Skarbowego (faktury wystawione fizycznie nie będą miały już mocy prawnej). W momencie wystawienia faktury w KSeF, zostanie ona automatycznie przesłana do odbiorcy. Jest to równoznaczne z tym, że za datę otrzymania faktury przez płatnika będzie uznawało się datę wystawienia faktury.

Jak KSeF wpłynie na pracę przedsiębiorców? 

 
Przejście na system KSeF nie tylko wymusza zmianę nawyków w sposobie fakturowania, lecz pociąga za sobą również dodatkowe koszty. Wraz z wejściem w życie nowej ustawy, przedsiębiorcy będą zobowiązani do zmian istniejących systemów fakturujących. We własnym zakresie będą musieli zapoznać się z działaniem systemu KSeF i przeszkolić w tym celu działy księgowe bądź zapłacić zewnętrznym firmom za obsługę tego systemu. Nie oznacza to, że mają zrezygnować z dotychczasowych narzędzi. Wręcz przeciwnie. Ci, którzy zdążyli wcześniej zadbać o własne systemy elektroniczne, mają już przetarte szlaki do tego, aby sprawnie korzystać z KSeF. Wyzwaniem dla nich będzie więc nie wprowadzenie cyfrowych faktur do systemu, lecz dostosowanie własnych systemów do KSeF. 
 
Przewiduje się, że systemy fakturowania, z których obecnie korzystają przedsiębiorstwa, nie będą zastępowane Krajowym Systemem eFaktur, lecz będą ze sobą współpracowały. Dzieje się tak dlatego, że choć KSeF jest platformą do wystawiania i odbierania e-faktur, jednak nie ma tam możliwości poinformowania przedsiębiorcy o prowadzonych działaniach w sposób inny niż zawarcie tej informacji w systemie (KSeF nie wysyła maili). W momencie wystawienia faktury, jej odbiorca wprawdzie ma do niej natychmiastowy dostęp, ale żeby o tym wiedział, powinien wejść do KSeF. Firmom potrzebne będą więc narzędzia, które w sposób automatyczny poinformują ich klientów o tym, że ich faktury widnieją w systemie KSeF. I choć nie jest to obowiązkowe, z pewnością przedsiębiorcy, którym zależy na płynności finansowej, będą ułatwiać swoim klientom dostęp do informacji o wystawionych fakturach. W końcu w ich interesie jest, aby klienci płacili faktury w terminie. Zależność ta działa też w drugą stronę: w interesie przedsiębiorców jest tak dostosować firmowy system, aby automatycznie pobierał z KSeF informacje o tym, czy pojawiła się faktura, którą firma powinna opłacić.  

Jakie wyzwania stawia KSeF przed firmami?

- Nie powiedziałabym, że należy się obawiać samej zmiany, ale już wejścia w nią nieprzygotowanym: tak - komentuje dyrektor operacyjna Bibby Financial Services Polska. Jak zwraca uwagę, po wejściu w życie obowiązkowych e-faktur, przedsiębiorcy będą musieli weryfikować zarówno same dane, które są niezbędne do umieszczenia na fakturach strukturyzowanych czy na korektach, jak i źródła tych danych oraz sposobów ich wysyłania i pobierania. - Należy przyjrzeć się wewnętrznym procesom, ocenić, w jakim stopniu i które ulegną zmianie. Trzeba też będzie zweryfikować dostępne na rynku narzędzia i podjąć decyzję, jakie dla naszej firmy będą najlepsze, ocenić koszty ich wdrożenia i utrzymania - wylicza Ewa Gawrońska-Micuń. 

I dodaje: - Wdrożenie KSeF będzie swego rodzaju rewolucją, szczególnie dla mniejszych firm, w obszarach: organizacyjnym, księgowym, prawnym czy technologicznym. A z opublikowanych ostatnio ankiet i badań wynika, że wiele firm nawet jeszcze nie zaczęło przygotowań do tej zmiany! - zauważa ekspertka. 
 
Dla przedsiębiorców, którzy nie zdążyli zapoznać się z tematem Krajowego Systemu eFaktur, nasza rozmówczyni podaje kilka rad. - Warto już teraz poszukać informacji, a jest ich sporo, czy to w bezpłatnych szkoleniach (zarówno tych ministerialnych, jak i oferowanych przez dostawców rozwiązań czy firmy doradcze), czy u swoich doradców lub księgowych. Warto również już teraz zweryfikować, co oferuje nasz dostawca systemu księgowego, a co musimy wdrożyć do lipca 2024 roku – godzina zero jest raptem za kilka miesięcy, a to bardzo mało dla zmian systemowych i organizacyjnych - mówi Gawrońska-Micuń.

Najczęściej zadawane pytania i odpowiedzi o Krajowym Systemie e-Faktur (FAQ):  

• Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy?

Krajowy System e-Faktur będzie obowiązywał wszystkich płatników VAT od 1 lipca 2024 roku. Natomiast od stycznia 2025 roku będzie obowiązywał również podatników, którzy nie płacą VAT, czyli małe i średnie firmy, które są z tego zwolnione.

• Kto będzie musiał korzystać z KSeF?

Wszyscy przedsiębiorcy, w tym również firmy, które są zwolnione z płacenia podatku VAT. 

• Czy KSeF będzie obowiązkowy dla osób prowadzących działalność nierejestrowaną?

Przy działalności nierejestrowanej jest się zwolnionym z obowiązku wystawiania faktur. Jeśli jednak klient zażąda otrzymania faktury, podatnik VAT musi ją wystawić. Oznacza to, że KSeF dotyczy również osób nieprowadzących zarejestrowaną działalność gospodarczą.

• Czy w KSeF można wystawiać faktury w walutach obcych?

Tak. Krajowy System e-Faktur musi być dostosowany do tego, aby dokumentować transakcje w obcych walutach.

• Czy w KSeF można wystawiać noty korygujące?

Tak. W okresie dobrowolnego dokumentowania w KSeF podatnik VAT może wystawiać noty korygujące. Można też skorygować dane za pośrednictwem faktur korygujących już bezpośrednio w KSeF.

• Czy do faktur ustrukturyzowanych będzie można dodać załączniki?

Nie. W Krajowym Systemie e-Faktur nie można dodać załączników do faktury. Dodatkowe dokumenty można przekazać płatnikowi w oddzielnej korespondencji, prowadzonej poza systemem KSeF.

• Jak będą działać tokeny w KSeF?

Tokeny umożliwiają podatnikom VAT dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur. Są to 40-cyfrowe ciągi znaków, które służą do potwierdzenia tożsamości użytkownika, autoryzacji dostępu do systemu, wystawiania faktur. 

• Skąd wziąć token potrzebny do KSeF?

Token można wygenerować za pośrednictwem aplikacji, która znajduje się na stronie Ministerstwa Finansów. Dostępna jest pod linkiem: https://ksef.mf.gov.pl/web/login

• Jak długo będą ważne tokeny w KSeF?

Token nie ma określonego terminu ważności. Jest ważny przez cały okres, w którym podatnik VAT ma dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur.

• Jakich faktur nie trzeba będzie wystawiać w KSeF?

W Krajowym Systemie e-Faktur nie można wystawić: faktur VAT RR, faktur pro forma, duplikatów faktur, not korygujących w postaci ustrukturyzowanej, faktur niebędących fakturami ustrukturyzowanymi (czyli niezgodnych ze wzorem), faktur wystawionych przy użyciu kasy rejestrującej, faktur w zamówieniach publicznych przesyłanych poprzez PEF (Platforma Elektronicznego Fakturowania).