Krajowy System e-Faktur - czym jest?

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to ważny krok w cyfryzacji administracji podatkowej w Polsce. Ten nowoczesny system umożliwi przedsiębiorcom wystawianie, przesyłanie i przechowywanie faktur w formie elektronicznej. Dzięki KSeF procesy księgowe staną się bardziej efektywne, a kontrola podatkowa – bardziej przejrzysta. Dowiedz się, jak działa KSeF, kto będzie musiał z niego korzystać oraz jakie korzyści i zabezpieczenia oferuje. Poznaj także sankcje za niewłaściwe korzystanie z tego systemu.

Definicja Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nowoczesny, centralny system informatyczny stworzony przez Ministerstwo Finansów. Program centralizuje proces rejestracji faktur w obrocie gospodarczym w jednym miejscu poprzez umożliwienie przedsiębiorcom wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz ich otrzymywanie. System ten jest kluczowym elementem strategii cyfryzacji administracji podatkowej, mającym na celu uproszczenie i usprawnienie obiegu dokumentów finansowych oraz zwiększenie transparentności i efektywności kontroli podatkowej, a przez to m.in. przyspieszenie zwrotu podatku VAT. Poprzez integrację z systemami księgowymi firm, KSeF zapewnia płynność obiegu dokumentów i automatyzację procesów fakturowania. 

Cel wprowadzenia KSeF

Główne cele wprowadzenia KSeF to:

• Transparentność podatkowa - umożliwienie lepszej kontroli nad procesem fakturowania i ograniczenie oszustw podatkowych poprzez monitorowanie w czasie rzeczywistym.
• Optymalizacja procesów - automatyzacja procesów księgowych i administracyjnych, co przekłada się na oszczędność czasu i kosztów operacyjnych dla przedsiębiorstw.
• Ekologia - redukcja zużycia papieru i innych zasobów poprzez cyfryzację dokumentów, co wspiera działania proekologiczne.
• Efektywność - przyspieszenie i uproszczenie wymiany dokumentów finansowych między przedsiębiorstwami a administracją skarbową, dzięki czemu procesy są bardziej płynne i mniej podatne na błędy. 

Kto musi korzystać z KSeF?

Obowiązek korzystania z KSeF będzie dotyczyć wszystkich przedsiębiorców zarejestrowanych jako podatnicy VAT w Polsce. Początkowo planowane na 2024 rok, obowiązkowe wdrożenie systemu zostało przesunięte na  2026 rok, co daje przedsiębiorcom więcej czasu na dostosowanie się do nowych wymagań.

Zgodnie z informacjami Ministerstwa Finansów i uchwaloną nowelizacją ustawy KSeF będzie obowiązkowy:

• od 1 lutego 2026 roku – dla podmiotów dużych (które w poprzednim roku przekroczyły 200 mln złotych obrotów),
• od 1 kwietnia 2026 roku – dla wszystkich pozostałych podmiotów.

Jakie dokumenty są przesyłane przez KSeF?

KSeF obsługuje różnorodne dokumenty związane z fakturowaniem, w tym:

• Faktury VAT - główna kategoria dokumentów przetwarzanych przez system, obejmująca faktury sprzedaży towarów i usług.
• Faktury korygujące - dokumenty korygujące wcześniejsze faktury, np. w przypadku błędów lub zmian w zamówieniu.
• Duplikaty faktur - kopie faktur oryginalnych, potrzebne do celów księgowych i podatkowych.
• Noty księgowe - dodatkowe dokumenty wspierające proces księgowy, takie jak np. noty obciążeniowe.

Czy w związku z wejściem KSeF faktury papierowe znikną z obrotu?

Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) niemal całkowicie wyeliminuje faktury papierowe i faktury elektroniczne wystawione w formie innej niż ustrukturyzowana. Ich użycie będzie ograniczone do zaledwie kilku przypadkach. Obowiązkiem KSeF nie będą objęte przede wszystkim transakcje z podmiotami niebędącymi podatnikami VAT oraz transakcje z konsumentami, czyli osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej – w tych przypadkach, na żądanie, faktury nadal będą mogły być wystawione w formie papierowej lub elektronicznej poza systemem.  Podobnie będzie w przypadku biletów, które uznawane są za faktury - w tym paragonów za płatne autostrady - oraz faktur dla podatników korzystających z procedur szczególnych i tych, którzy nie mają siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. 

Warto tu wspomnieć, że system KSeF nie obejmie także faktur proforma, które wbrew nazwie nie są dokumentami księgowymi, a służą zaprezentowaniu czy potwierdzeniu oferty handlowej.

W praktyce oznacza to, że choć KSeF będzie dominującą formą fakturowania, faktury papierowe pozostaną w użyciu w określonych okolicznościach.

Bezpieczeństwo i ochrona danych w KSeF

KSeF zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa danych, stosując zaawansowane technologie kryptograficzne oraz protokoły zabezpieczające. System jest zgodny z wymaganiami RODO, co gwarantuje ochronę danych osobowych użytkowników. KSeF zapewnia, że przesyłane i przechowywane faktury są chronione przed nieautoryzowanym dostępem i manipulacją. Dodatkowo, system będzie regularnie przechodził audyty bezpieczeństwa, aby zapewnić zgodność z najnowszymi standardami i najlepszymi praktykami w zakresie ochrony danych.

Sankcje za niewłaściwe korzystanie z KSeF

Niewłaściwe korzystanie z KSeF, takie jak opóźnienia w wystawianiu faktur, nieprzestrzeganie procedur czy fałszowanie dokumentów, może skutkować nałożeniem sankcji przez organy skarbowe. Sankcje mogą obejmować:

• Kary finansowe - nałożenie grzywien za naruszenie przepisów związanych z korzystaniem z KSeF.
• Sankcje administracyjne - w przypadkach poważnych naruszeń, przedsiębiorcy mogą być obciążeni dodatkowymi sankcjami administracyjnymi, które mogą wpłynąć na działalność firmy.
• Kontrole skarbowe - zwiększone ryzyko kontroli skarbowych i audytów, co może prowadzić do dodatkowych komplikacji i kosztów operacyjnych.

Podsumowanie

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to krok w cyfryzacji administracji podatkowej w Polsce. Jego wprowadzenie przynosi liczne korzyści zarówno dla przedsiębiorców, jak i dla administracji skarbowej, w tym zwiększenie efektywności procesów księgowych, redukcję kosztów operacyjnych oraz lepszą kontrolę nad przepływami finansowymi. Obowiązkowe korzystanie z KSeF od 2026 roku to zmiana, do której warto przygotować się już teraz, aby płynnie wdrożyć nowe rozwiązania w działalności swojej firmy.