Formy opodatkowania działalności gospodarczej – jaką wybrać?

Formy opodatkowania to dostępne sposoby rozliczania podatku dochodowego od dochodów z działalności gospodarczej. Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność lub będący wspólnikiem spółki osobowej może wybrać jedną z kilku form opodatkowania - skale podatkową (zasady ogólne), podatek liniowy, ryczałt od przychodów ewidencjonowanych i kartę podatkową (dostępną tylko dla kontynuujących tę formę sprzed 2022 roku). Wybór odpowiedniej formy jest kluczowy – wpływa na wysokość płaconych podatków, możliwość korzystania z ulg, sposób obliczania składek ZUS (zwłaszcza zdrowotnej) oraz obowiązki księgowe. Ponieważ taka decyzja   może znacząco zwiększyć lub zmniejszyć obciążenia fiskalne firmy, ważne jest, by dobrać formę optymalną do specyfiki biznesu i sytuacji rodzinnej przedsiębiorcy. Poniżej wyjaśniamy, na czym polega każda z tych opcji i dla kogo może być korzystna.

Co to jest działalność gospodarcza na potrzeby PIT?

Według przepisów podatkowych działalność gospodarcza to każda działalność zarobkowa wykonywana we własnym imieniu, w sposób zorganizowany i ciągły. Ważne, aby działalność spełniała kryteria samodzielności i była nastawiona na osiągnięcie zysku. Typowe przykłady działalności gospodarczej to prowadzenie sklepu, zakładu usługowego, firmy budowlanej lub wytwórczej, działalność freelancerska.

Nie każda aktywność zarobkowa może zostać uznana za działalność gospodarczą na potrzeby PIT. Ustawa wyłącza np. czynności wykonywane w warunkach odpowiadających umowie o pracę – jeśli dana praca jest wykonywana pod kierownictwem zlecającego, w określonym miejscu i czasie oraz na jego ryzyko, to nie można jej opodatkować jako działalności gospodarczej (zapobiega to „udawaniu” samozatrudnienia w miejsce etatu). Przykładowo, informatyk pracujący faktycznie jak etatowy pracownik firmy nie powinien rozliczać się jako firma jednoosobowa.

Jakie są formy opodatkowania działalności gospodarczej?

Osoby fizyczne osiągające przychody z pozarolniczej działalności gospodarczej mają do wyboru następujące formy opodatkowania podatkiem dochodowym:

Skala podatkowa – zasady i dla kogo jest korzystna?

Skala podatkowa  (opodatkowanie na zasadach ogólnych) to najczęstsza i domyślna forma opodatkowania dochodów z działalności – jeśli podatnik nie zgłosi wyboru innej formy, obowiązuje go właśnie skala. Podatek liczony jest od dochodu, czyli od różnicy między przychodem a kosztami działalności, według progresywnej skali podatkowej.

Obecnie obowiązują dwa progi:

• 12% do kwoty dochodu 120 000 zł rocznie,
• 32% od nadwyżki ponad tę kwotę.

Dodatkowo przedsiębiorca korzysta z wysokiej kwoty wolnej od podatku –  30 000 zł rocznie. Oznacza to, że dochody poniżej tej kwoty nie podlegają opodatkowaniu,  co daje 3600 zł mniej naliczonego PIT rocznie.

Zalety skali podatkowej:

• Możliwość odliczania wszystkich kosztów prowadzenia działalności,
• Szeroki dostęp do ulg (np. ulga prorodzinna, termomodernizacyjna, internetowa),
• Możliwość wspólnego rozliczenia z małżonkiem, co bywa korzystne, gdy jeden z małżonków nie pracuje lub zarabia znacznie mniej.
• Możliwość rozliczenia straty podatkowej -jeśli w danym roku działalność poniesie stratę, można ją odliczyć od dochodu w kolejnych latach (do 5 lat, maksymalnie 50% straty rocznie). To ważne dla nowych firm lub tych, które planują duże inwestycje – w takich sytuacjach możliwość odliczenia strat czyni skalę lub podatek liniowy bardziej opłacalnymi formami.

Wady skali podatkowej:

• Po przekroczeniu 120 000 zł dochodu rocznie stawka podatku wzrasta z 12% na 32%, co znacznie zwiększa obciążenie podatkowe,
• Wysoka składka zdrowotna wynosząca 9% od dochodu, bez możliwości odliczenia od podatku.

Składka zdrowotna:

Dla przedsiębiorców opodatkowanych według skali podatkowej składka zdrowotna wynosi 9% dochodu. Po zmianach w 2022 r. nie można jej już odliczać od podatku (poza niewielką kwotą ulgi dla klasy średniej zniesionej w 2022 r.), co zwiększyło realne obciążenia przedsiębiorców. Przykładowo, przy dochodzie 10 tys. zł miesięcznie, składka zdrowotna wyniesie 900 zł. Gdy dochód w danym miesiącu jest niski, obowiązuje jednak minimalna składka równa 9% minimalnego wynagrodzenia. Dla 2025 roku minimalna podstawa to 4666 zł (płaca minimalna od 1 stycznia 2025), zatem najniższa miesięczna składka zdrowotna wynosi 314,96 zł.

Wady podatku liniowego:

• Brak kwoty wolnej od podatku - podatek 19% płaci się od pierwszej zarobionej złotówki zysku,
• Brak większości ulg osobistych (np. prorodzinnej, termomodernizacyjnej, itp.),
• Brak wspólnego rozliczenia z małżonkiem,
• dochód liniowy rozlicza się osobno na formularzu PIT-36L, niezależnie od ewentualnych dochodów opodatkowanych skalą. Oznacza to np., że jeśli ktoś ma etat i jednocześnie działalność na liniowym, to dochodów z etatu (opodatkowanych 12/32%) nie połączy z dochodem z firmy – musi złożyć odrębne zeznania roczne.

Składka zdrowotna:

Z punktu widzenia składki zdrowotnej, liniowiec płaci niższą stawkę (4,9%) niż skala, ale również od dochodu. Jeśli dochody są bardzo wysokie, składka zdrowotna może przewyższyć ryczałtową składkę przedsiębiorcy na ryczałcie (która ma górny limit zależny od 300 tys. zł przychodów). Dla przykładu, przy 20 tys. zł dochodu miesięcznie, składka zdrowotna liniowca to ok. 980 zł, a na ryczałcie przy przychodzie rzędu 40 tys. zł mogłaby wynieść 1385 zł – w tym przypadku liniowiec zapłaci mniej na ZUS.

Składkę zdrowotną przy podatku liniowym można częściowo odliczyć – do 12 900 zł rocznie.

Kiedy opłaca się przejść na liniowy? Regułą jest: im wyższy dochód, tym bardziej liniowy zyskuje przewagę nad skalą. Należy jednak warto przekalkulować korzyści z niższej stawki vs. utrata ulg. Często wskazuje się, że przy dochodach powyżej ok. 200–250 tys. zł rocznie podatek liniowy zaczyna być korzystniejszy - mimo braku kwoty wolnej i ulg – ale próg opłacalności jest niższy, jeśli podatnik i tak nie korzysta z ulg (np. nie ma dzieci ani prawa do innych odliczeń) lub znacząco wyższy, jeśli korzysta z dużych ulg. Typowymi branżami wybierającymi liniowy są np. wysoko dochodowe wolne zawody i specjaliści: programiści, architekci, prawnicy, lekarze specjaliści, konsultanci – czyli tam, gdzie dochody z JDG są na tyle duże, że podatek według skali sięgałby 32%, czyniąc liniowe 19% bardziej atrakcyjnym. Jeśli jednak przewidujesz niższe zyski lub chcesz korzystać z preferencji podatkowych, skala może być lepsza.

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych – uproszczone rozliczenie

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych to forma opodatkowania dedykowana dla osób, które preferują proste rozliczenia i mają stosunkowo niewielkie koszty działalności. W ryczałcie podatek jest liczony od przychodu (bez możliwości odliczania kosztów). To forma opodatkowania wyjątkowo prosta w obsłudze – wystarczy prowadzić ewidencję przychodów.

Zryczałtowane stawki podatku są niższe niż na skali, ale z założenia uwzględniają przeciętny brak możliwości odliczenia kosztów. Zależą od rodzaju prowadzonej działalności i obecnie mieszczą się w przedziale 2% – 17%

• 17% – wolne zawody (prawnik, księgowy, tłumacz, doradca podatkowy, itp.);
• 15% – działalność reklamowa, marketingowa, fotograficzna, pośrednictwo w sprzedaży, niektóre usługi finansowe i ubezpieczeniowe;
• 14% – usługi medyczne (lekarze, dentyści) oraz projektowe (np. architekt, inżynier);
• 12% – branża IT (programowanie, administracja sieciami);
• 8,5% – najem, usługi edukacyjne i kulturalne, komis, usługi gastronomiczne ze sprzedażą alkoholu. W przypadku najmu obowiązuje jednak dodatkowy próg: do 100 000 zł przychodu rocznie 8,5%, a nadwyżka ponad 100 tys. zł opodatkowana jest stawką 12,5%;
• 5,5% – działalność budowlana i produkcyjna;
• 3%–przedsiębiorcy prowadzący handel (sprzedaż towarów w stanie nieprzetworzonym) oraz np. niektóre usługi gastronomiczne bezalkoholowe, usługi rolnicze i sprzedaż ryb przez rybaków,

Wady ryczałtu:

• Brak możliwości odliczenia kosztów działalności – nieopłacalne dla firm z wysokimi kosztami,
• Ograniczony zakres dostępnych ulg -ryczałtowiec nie może rozliczać się wspólnie z małżonkiem ani dzieckiem, nie skorzysta z kwoty wolnej od podatku, ulg prorodzinnych, rehabilitacyjnych, internetowych itp.
• Limit rocznych przychodów – maksymalnie 2 mln euro -na 2025 r. jest to 8 569 200 zł.
• brak możliwości rozliczenia ewentualnej straty
• Z ryczałtu wyłączone są niektóre rodzaje działalności – np. apteki, lombardy, kantory, działalność w zakresie wolnych zawodów (jeśli ktoś wykonuje wolny zawód w rozumieniu ustawy, np. adwokat, to nie może wybrać ryczałtu; wyjątkiem są lekarze i pielęgniarki, którym Polski Ład umożliwił ryczałt 14%).
• ryczałtu nie może wybrać osoba, która w danym roku lub poprzednim wykonywała na rzecz obecnego bądź byłego pracodawcy takie same czynności, jakie zamierza wykonywać w działalności.Ma to zapobiegać sytuacji, w której ktoś odchodzi z etatu tylko po to, by świadczyć usługi dla byłego szefa i płacić niższy podatek. Przykładowo, jeśli w 2024 r. kończysz pracę na etacie i od razu zakładasz działalność wykonującą dla tego samego podmiotu tożsame usługi, nie skorzystasz z ryczałtu w 2024 (możesz dopiero w kolejnym roku).

Składka zdrowotna:

Plusem ryczałtu są  stałe, zryczałtowane składki zdrowotne ZUS, niezależne od faktycznego dochodu. Przedsiębiorcy na ryczałcie płacą składkę zdrowotną wg 3 progów przychodowych:

• przychód roczny do 60 tys. zł – składka ok. 461,66 zł miesięcznie;
• przychód 60–300 tys. zł – składka ok. 769,43 zł mies.;
• powyżej 300 tys. zł – 1384,97 zł mies.

To wartości na rok składkowy 2025, wyliczone jako 9% od 60%, 100% lub 180% przeciętnego wynagrodzenia).

Dla kogo ryczałt jest korzystny? Zwykle dla przedsiębiorców, którzy osiągają wysoką marżę zysku (czyli niewielkie koszty w relacji do przychodów) oraz nie korzystają z ulg podatkowych, a jednocześnie ich przychody mieszczą się w limicie. Przykłady: jednoosobowe działalności usługowe typu kosmetyczka, tłumacz, grafik, drobne usługi internetowe, małe sklepy o dużej marży, najem prywatny itp. – tu ryczałt bywa atrakcyjny. Ryczałt stał się też formą często wybieraną przez przedsiębiorców po zmianach Polskiego Ładu, np. przez niektórych programistów czy specjalistów, którym stawka 12% wydawała się kusząca wobec braku możliwości odliczenia składki zdrowotnej na liniowym.

Trzeba pamiętać, że ryczałt nie zawsze oznacza najniższy podatek. Jeśli biznes generuje znaczne koszty (zakup towarów, materiałów, sprzętu, paliwa, wynagrodzenia pracowników itp.), to płacenie podatku od całego przychodu może okazać się mniej korzystne niż opodatkowanie dochodu na skali czy liniówce. Trzeba przekalkulować, czy niższa stawka ryczałtu zrekompensuje brak tarczy podatkowej w postaci kosztów. Często powtarza się, że ryczałt jest opłacalny dla działalności usługowych opartych głównie na własnej pracy przedsiębiorcy (gdzie koszty są niskie), natomiast dla firm handlowych czy produkcyjnych, z wysokimi kosztami zakupu towaru lub wytworzenia, ryczałt może skutkować wyższym podatkiem niż inne formy.

Warto też pamiętać, że ryczałt to odrębne zeznanie roczne (PIT-28), niezależne od innych dochodów – ewentualne dochody opodatkowane skalą (np. etat) rozlicza się osobno, nie łączą się one z ryczałtowym przychodem.

Karta podatkowa to najprostsza historycznie forma opodatkowania działalności gospodarczej – polega na płaceniu stałej kwoty podatku co miesiąc, niezależnie od osiąganego dochodu czy przychodu. Jest to forma dostępna tylko dla ściśle określonych, niewielkich działalności usługowych lub produkcyjnych wymienionych w ustawie (m.in. drobne usługi rzemieślnicze, naprawcze, kosmetyczne, gastronomiczne o ograniczonym menu, usługi edukacyjne typu korepetycje, działalność lekarzy i pielęgniarek indywidualnych praktyk, taksówkarze, itd.). W latach poprzednich wielu drobnych przedsiębiorców wybierało kartę ze względu na bardzo prostą obsługę – de facto brak księgowości (nie trzeba prowadzić ewidencji przychodów ani kosztów dla celów podatku dochodowego) i z góry znane obciążenie podatkiem.

Przedsiębiorcy opodatkowani w formie karty podatkowej płacą składkę na ubezpieczenie zdrowotne w wysokości 9% obliczonej od 75% podstawy wymiaru składki stanowiącej kwotę minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w danym roku. Od 1 stycznia 2025 roku kwota a składki zdrowotnej podlegającej wpłacie do ZUS wynosi 314,96 zł.

Jak działalność gospodarczą opodatkowuje wspólnik spółki?

Wszystko zależy od formy prawnej spółki. Spółki kapitałowe, takie jak spółka z o.o., spółka akcyjna czy od 2021 roku także spółka komandytowa i spółka komandytowo-akcyjna są objęte podatkiem dochodowym od osób prawnych (CIT), który standardowo wynosi 19%. Wspólnicy/udziałowcy takich spółek nie płacą PIT od dochodu spółki na bieżąco – ich opodatkowanie następuje dopiero, gdy spółka wypłaci im zysk (np. w formie dywidendy). Taka wypłata z zysku osoby prawnej jest opodatkowana dodatkowo ryczałtowym PIT 19% od dywidend (tzw. podatek od zysków kapitałowych). Wspólnik będący osobą fizyczną nie rozlicza już tej dywidendy w rocznym PIT, podatek 19% jest płatny ryczałtowo i finalny.

Druga grupa spółek to tzw. spółki transparentne podatkowo, które nie są podatnikami CIT, a podatek PIT płacą ich wspólnicy. do tej kategorii należą obecnie:

• spółka jawna (o ile jej wspólnikami są wyłącznie osoby fizyczne albo jeśli nawet są inni wspólnicy, to spółka jawna złoży wymagane informację do urzędu skarbowego – wtedy pozostaje ona „transparentna” podatkowo),
• spółka partnerska (tworzona przez osoby wykonujące wolne zawody),
• spółka cywilna (która co prawda nie jest spółką prawa handlowego, ale też rozlicza się podobnie).

Każdy ze wspólników ustala w tym przypadku swój dochód z udziału w spółce proporcjonalnie do posiadanego prawa do udziału w zysku (zgodnie z umową spółki).  Tak ustalony dochód dodaje się do pozostałych dochodów danego wspólnika i opodatkowuje według formy opodatkowania, którą wspólnik wybrał dla swoich dochodów z działalności gospodarczej – skala, liniowy). Wyjątkiem jest ryczałt ewidencjonowany, który w spółkach jest dopuszczalny tylko dla spółki cywilnej i jawnej pod warunkiem, że wszyscy wspólnicy są osobami fizycznymi i wszyscy wybiorą ryczałt (np. małżeństwo prowadzące spółkę jawną o przychodach poniżej 2 mln euro – oboje wybierają ryczałt).

Innymi słowy, z punktu widzenia podatku dochodowego traktuje się wspólników tak, jakby każdy z nich prowadził działalność samodzielnie – tylko wielkości (przychody, koszty, ulgi) są dzielone między wspólników według udziału. Mogą też korzystać ze wszystkich zalet danej formy – np. ulg (jeśli są na skali) czy rozliczania straty.

Co wziąć pod uwagę przy wyborze formy opodatkowania?

Wybór formy opodatkowania powinien być decyzją przemyślaną, opartą o analizę kilku istotnych czynników dotyczących naszej działalności, planów oraz sytuacji osobistej. Najważniejsze kwestie, które należy wziąć pod uwagę to:

Przewidywane dochody - jeśli spodziewasz się niewielkich dochodów (np. kilkadziesiąt tysięcy zł rocznie) – skala podatkowa z 12% i kwotą wolną 30 tys. zł może się okazać bardzo korzystna (zapłacisz wręcz symboliczny podatek, być może 0 zł przy dochodzie do 30 tys. zł). Dla bardzo wysokich dochodów natomiast korzystniejszy może być liniowy 19%, by uniknąć stawki 32% na skali. Pewnym punktem granicznym jest dochód ok. 120 tys. zł – powyżej tej kwoty każda dodatkowa złotówka na skali jest opodatkowana 32%.

Jeśli zatem prognozujesz znacznie większe zyski (np. 200 tys. zł, 300 tys. zł rocznie), rozważ liniowy. Z kolei przy dochodach rzędu np. 50–100 tys. zł rocznie skala zwykle wypada korzystniej dzięki kwocie wolnej i niższej stawce. Dla przychodów (nie dochodów) wysokich, ale kosztów niskich – ryczałt może mieć sens (np. 500 tys. zł przychodu i 50 tys. kosztów – dochód 450 tys., liniówka da ~85 tys. podatku, a ryczałt np. 8.5% od 500 tys. = 42,5 tys. podatku – znaczna różnica). Takie kalkulacje warto zrobić indywidualnie.

Wysokość kosztów uzyskania przychodu w firmie - zastanów się, jak dużą część przychodów pochłoną koszty działalności – np. zakup towarów, materiałów, koszty najmu, paliwo, usługi obce, wynagrodzenia pracowników itp. Jeśli koszty stanowią istotny procent przychodów, wybór form opodatkowania, które nie pozwalają odliczać kosztów (ryczałt, karta) może skutkować zapłaceniem podatku od kwot, które faktycznie nie są zyskiem. W takiej sytuacji zwykle korzystniejsze będzie opodatkowanie dochodu (skala lub liniowy), gdzie uwzględnisz koszty i opodatkujesz tylko realny zysk. Odwrotna sytuacja – gdy koszty są minimalne – sprzyja ryczałtowi, bo i tak nie miałbyś czego odliczyć, a stawka podatku może być niższa niż 12%/19%.

Wysokość składki zdrowotnej -  Polski Ład wprowadził istotne różnice w sposobie liczenia składki zdrowotnej w zależności od formy opodatkowania. Na skali zapłacisz 9% dochodu, na liniowym 4,9% dochodu, na ryczałcie stałą stawkę zależną od przedziału przychodów, a na karcie stałą stawkę zależną od minimalnej pensji. Jeśli Twój biznes generuje bardzo wysoki dochód, składka na skali (9%) może być dotkliwa – np. od 30 tys. zł miesięcznie dochodu to 2700 zł składki. Na liniowym byłoby ~1470 zł (bo 4,9%), a na ryczałcie maksymalnie ~1385 zł.

Z kolei przy niskich dochodach skala/liniowy da realnie niższą składkę, bo zapłacisz minimalne ~315 zł miesięcznie (jeśli dochód jest mniejszy od minimalnej pensji),  podczas gdy na ryczałcie przy przychodzie np. 10 tys. zł miesięcznie już wpadniesz w drugi próg i zapłacisz ~769 zł.

Różnice w składkach mogą niekiedy przeważyć szalę – dla niektórych osób wybór ryczałtu podyktowany jest bardziej niższą składką niż niższym podatkiem. Warto przypomnieć, że od 2022 r. składka zdrowotna nie podlega odliczeniu od podatku na skali i tylko częściowo na innych formach (liniowy – limit odliczenia, ryczałt – 50% w koszty, karta – 19% od podatku).

Możliwość rozliczania straty podatkowej -  jeżeli dopiero zaczynasz działalność albo planujesz duże inwestycje i wiesz, że w pierwszym okresie możesz ponieść stratę, to wybór formy, gdzie stratę można rozliczyć w przyszłości, jest ważny. Tylko opodatkowanie na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym pozwoli ci odliczyć stratę w kolejnych latach (do 5 lat, maksymalnie 50% na rok). Ryczałt i karta nie dają takiej możliwości – tam nie występuje pojęcie straty, a nawet jeśli faktycznie masz więcej kosztów niż przychodów, podatku i tak nie odzyskasz (na karcie zapłacisz podatek z decyzji, a w ryczałcie po prostu nie masz dochodu do opodatkowania, ale straty nie przeniesiesz). Zatem gdy spodziewasz się, że bilans działalności na początku może być ujemny lub bliski zera, bezpieczniej wybrać skalę lub liniowy.

Sytuacja rodzinna (ulgi, wspólne rozliczenie z małżonkiem) - wspólne rozliczenie z małżonkiem (albo jako samotny rodzic z dzieckiem) możliwe jest wyłącznie przy opodatkowaniu według skali podatkowej.  Jeśli jedno z małżonków nie pracuje albo zarabia dużo mniej, wspólne rozliczenie pozwala zaoszczędzić znaczną kwotę podatku (podwojenie kwoty wolnej i opodatkowanie sumy dochodów podzielonych na pół – w efekcie większa część dochodu może wejść w niższy próg 12%). Wybierając liniowy czy ryczałt, tracisz tę możliwość – każdy z małżonków rozlicza się oddzielnie.

Ponadto ulgi na dzieci (ulga prorodzinna) odliczane od podatku są dostępne tylko na skali – przy liniówce czy ryczałcie nie da się ich wykorzystać (choć mając np. etat opodatkowany skalą i działalność liniową można ulgę rozliczyć z podatku od etatu, ale to już szczególna sytuacja). Ogólnie, jeśli twoja sytuacja osobista pozwala na korzystanie z ulg (dzieci, ulga dla młodych, i inne) – skala daje najwięcej korzyści w tym zakresie.

Plany rozwoju firmy - zastanów się, czy zamierzasz prowadzić biznes wyłącznie jako osoba fizyczna, czy np. rozważasz w przyszłości założenie spółki z o.o. lub innej formy. Jeśli docelowo chcesz działać przez spółkę kapitałową, to obecne formy PIT będą miały znaczenie przejściowo. Warto jednak wiedzieć, że np. przekształcenie jednoosobowej działalności w spółkę z o.o. jest możliwe i częste – ale po przekształceniu zyski spółki będą już opodatkowane CIT. Wspominamy o tym, bo np. ryczałt jest tylko dla osób fizycznych – spółka z o.o. nie może być na ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych, będzie płacić CIT 9%/19%. Jeśli więc ryczałt jest dla ciebie obecnie atrakcyjny, prowadzenie działalności w formie spółki kapitałowej może tę korzyść zlikwidować.

Inna sprawa – czy planujesz zatrudniać pracowników, mieć magazyn, dużą skalę obrotów? Jeśli tak, może cię wkrótce objąć obowiązek prowadzenia pełnej księgowości (ksiąg rachunkowych). Gdy przekroczysz 2 mln euro przychodów rocznie, jako osoba fizyczna również musisz przejść na pełne księgi (to wymóg ustawy o rachunkowości). Dla ryczałtowca oznacza to prowadzenie i tak uproszczonej ewidencji przychodów, ale np. dla liniowca – przejście z PKPiR na pełne księgi. To zwiększa koszty i obowiązki. Zatem przy bardzo dynamicznym rozwoju działalności i rosnących obrotach warto skonsultować ze specjalistą, czy nadal JDG to najlepsza forma, czy np. nie rozważyć spółki.

Jak i kiedy można zmienić formę opodatkowania?

Wielu przedsiębiorców po pewnym czasie działalności dokonuje zmiany formy opodatkowania – np. gdy biznes się rozwinie i liniowy staje się korzystniejszy, albo przeciwnie, dochody spadną i warto wrócić na skalę, bądź pojawi się chęć skorzystania z ryczałtu. Zmiana formy opodatkowania jest możliwa, ale obwarowana sztywnymi terminami i wymogiem poinformowania urzędu skarbowego. Zmianę formy opodatkowania zgłaszamy elektronicznie poprzez CEIDG lub osobiście w urzędzie skarbowym.

Zasadą jest, że formę opodatkowania wybieramy na cały rok podatkowy. Zmiany formy dokonuje się zwykle na początku roku podatkowego. Termin zgłoszenia zmiany to najczęściej do 20 lutego.  Przykład: przedsiębiorca w 2024 r. był na ryczałcie, ale chce od 2025 r. przejść na skalę – jego pierwszy przychód w 2025 powstał w styczniu, więc musiał złożyć oświadczenie o zmianie formy do 20 lutego 2025. Z kolei podatnicy, którzy rezygnują z karty podatkowej (np. chcą przejść na skalę) muszą dopełnić wcześniejszego terminu – rezygnację z karty muszą złożyć do 20 stycznia danego roku.

Zmiana w trakcie roku? Co do zasady – nie można dobrowolnie zmienić formy w trakcie roku podatkowego. Wyjątki: utrata prawa do karty (np. wskutek zmiany profilu działalności – wtedy przechodzi się na zasady ogólne), utrata prawa do ryczałtu (np. przekroczenie 2 mln euro przychodu lub wykonanie działalności wyłączonej – wówczas od momentu utraty prawa opodatkowujemy się już skalą do końca roku).

Osobny przypadek to nowo zakładana działalność – tu nie „zmieniamy” formy, tylko od razu wybieramy formę opodatkowania przy rejestracji firmy. We wniosku CEIDG-1 rejestrującym jednoosobową działalność znajduje się pole, w którym wskazujemy wybraną formę opodatkowania (domyślnie jest skala, ale możemy od razu zaznaczyć np. podatek liniowy lub ryczałt).

Podsumowanie – jak dokonać najlepszego wyboru?

Nie ma uniwersalnie najlepszej formy – każda ma swoje plusy i minusy, a ich przydatność zależy od indywidualnej sytuacji przedsiębiorcy. Skala podatkowa jest najbardziej elastyczna i bezpieczna (bo daje ulgi, wspólne rozliczenie, możliwość reagowania na stratę), liniowy bywa najlepszy dla dużych dochodów, ryczałt dla prostych działalności o niskich kosztach, a karta – dla specyficznych mikrobiznesów kontynuujących tę formę

Z punktu widzenia czysto finansowego, warto przeanalizować efektywne opodatkowanie w każdej formie dla swojego biznesu. Z punktu widzenia formalności, ryczałt i karta znacząco upraszczają życie, co też ma wartość (mniej czasu na biurokrację).

Wybór odpowiedniej formy opodatkowania to konieczność zrównoważenie wielu elementów, stąd przed podjęciem decyzji warto skonsultować z doradcą podatkowym lub księgowym, który przeanalizuje Twoją sytuację i pomoże wybrać najlepszą formę dostosowaną do charakteru działalności. Taka konsultacja może zaoszczędzić Ci sporo pieniędzy i stresu – podatki to skomplikowana materia, a stawką są realne kwoty, które zostaną w Twojej kieszeni lub trafią do fiskusa. Wybierz mądrze, a następnie pilnuj terminów i formalności, by korzystać w pełni z wybranej formy opodatkowania.