1. WPROWADZENIE
1.1 Procedura Zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania Działań następczych, zwana dalej „Procedurą”, określa tryb przyjmowania Zgłoszeń Wewnętrznych dotyczących Informacji
o naruszeniu prawa w Bibby Financial Services Sp. z o.o. (zwaną dalej „BFS”), a także podejmowania Działań następczych w związku z tymi zgłoszeniami.
1.2 Procedura ma na celu wprowadzenie przejrzystych zasad ujawniania naruszeń prawa, podejmowania stosownych Działań następczych w związku z zaistniałymi naruszeniami oraz ochronę Sygnalistów.
1.3 Dodatkowo dokładamy wszelkich starań, aby Sygnaliście postępującemu zgodnie
z niniejszą Procedurą zapewnić ochronę przed wszelkimi Działaniami odwetowymi, zarówno ze strony przełożonych, współpracowników, jak i wszystkich innych osób.
1.4 Stworzenie bezpiecznego środowiska pracy poprzez zapewnienie pracownikom możliwości bezpiecznego kontaktu z pracodawcą w sytuacjach, które wymagają jego reakcji.
2. DEFINICJE
Określenia użyte w Procedurze oznaczają:
Działania następcze – działanie podjęte w celu oceny prawdziwości informacji zawartych
w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w tym postępowanie wyjaśniające;
Działanie odwetowe – bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w Kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane Zgłoszeniem wewnętrznym i które narusza lub może naruszyć prawa Sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić mu nieuzasadnioną szkodę, w tym także niezasadne inicjowanie postępowań przeciwko Sygnaliście
Kanał zgłaszania – techniczne i organizacyjne rozwiązania umożliwiające dokonywanie Zgłoszenia Wewnętrznego,
Komisja ds. Etyki - powołana przez BFS wewnętrzna jednostka organizacyjna, której zadaniem jest przyjmowanie Zgłoszeń Wewnętrznych, ich weryfikacja i rozpatrzenie oraz podejmowanie decyzji kończącej postępowanie wszczęte na podstawie Zgłoszenia Wewnętrznego, w tym podejmowanie Działań następczych;
Kontekst związany z pracą – przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w BFS lub na rzecz BFS, w ramach których uzyskano Informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia Działań odwetowych;
Sygnalista – osoba fizyczna, która dokonuje zgłoszenia o naruszeniu prawa w Kontekście związanym z pracą, niezależnie od zajmowanego stanowiska, formy zatrudnienia czy współpracy, w tym m. in. pracownik, pracownik tymczasowy, osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, przedsiębiorca, prokurent, akcjonariusz lub wspólnik, członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, stażysta, wolontariusz, praktykant. Za Sygnalistę uważa się także osobę fizyczną dokonującą zgłoszenia przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w BFS oraz osobę fizyczną dokonującą zgłoszenia ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w BFS;
Ustawa – ustawa o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 roku;
Zgłoszenie – informacja lub uzasadnione podejrzenie dotyczące istniejącego bądź potencjalnego naruszenia prawa lub nieprawidłowości, do którego doszło lub dojdzie w Kontekście związanym z pracą, lub próby ich ukrycia;
Zgłoszenie Wewnętrzne – zgłoszenie dokonane na zasadach i w formie przewidzianej w niniejszej Procedurze,
Zgłoszenie Zewnętrzne – zgłoszenie skierowane do Rzecznikowi Praw Obywatelskich lub innego organu publicznego.
3. ZAKRES I ZASADY PROCEDURY
3.1 Niniejsze zasady mają na celu umożliwienie Sygnaliście wewnętrzne zgłaszanie naruszeń prawa.
3.2 Zakres naruszeń prawa został określony przez obowiązujące przepisy Ustawy i dotyczy:
• korupcji;
• zamówień publicznych;
• usług, produktów i rynków finansowych;
• przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
• bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
• bezpieczeństwa transportu;
• ochrony środowiska;
• ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
• bezpieczeństwa żywności i pasz;
• zdrowia i dobrostanu zwierząt;
• zdrowia publicznego;
• ochrony konsumentów;
• ochrony prywatności i danych osobowych;
• bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
• interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
• rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
• konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1–16 powyżej.
3.3 Niniejszej Procedury nie stosuje się:
• do informacji objętych przepisami o ochronie informacji niejawnych oraz innych informacji, które nie podlegają ujawnieniu z mocy przepisów prawa powszechnie obowiązującego ze względów bezpieczeństwa publicznego;
• do informacji objętych tajemnicą zawodową zawodów medycznych oraz prawniczych;
• do informacji objętych tajemnicą narady sędziowskiej;
• do informacji objętych postępowaniem karnym – w zakresie tajemnicy postępowania przygotowawczego oraz tajemnicy rozprawy sądowej prowadzonej z wyłączeniem jawności;
• do naruszeń prawa w zakresie zamówień w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa państwa, w rozumieniu art. 7 pkt 36 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych, do których nie stosuje się tej ustawy, umów offsetowych zawieranych na podstawie ustawy z dnia 26 czerwca 2014 r. o niektórych umowach zawieranych w związku z realizacją zamówień
o podstawowym znaczeniu dla bezpieczeństwa państwa oraz innych środków podejmowanych w celu ochrony podstawowych lub istotnych interesów bezpieczeństwa państwa na podstawie art. 346 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej;
• do rozpoznania Zgłoszeń Wewnętrznych, zawierających informację o okolicznościach, które mogą wskazywać na podejrzenie naruszenia przepisów prawa pracy. Tego rodzaju zgłoszenia będą przekazywane do komórki organizacyjnej BFS właściwej do spraw zarządzania zasobami ludzkimi;
3.4 Ustalony Procedurą system rozpoznawania Zgłoszeń Wewnętrznych charakteryzuje się następującymi cechami:
• dostępność – uruchomione zostają dedykowane kanały komunikacji dla Sygnalistów;
• prawo do ochrony poufności tożsamości – Sygnalisty oraz osoby, której dotyczy Zgłoszenie Wewnętrzne oraz osoby trzeciej wskazanej w Zgłoszeniu Wewnętrznym;
• prawo do zachowania anonimowości – w sprawach, w których Procedura przewiduje anonimowy sposób zgłoszenia naruszenia prawa;
• bezstronność - z równą powagą, bez jakichkolwiek różnic w prowadzeniu postępowania
i podejmowaniu rozstrzygnięć będą traktowane wszystkie naruszenia prawa, niezależnie od miejsca zajmowanego w hierarchii służbowej przez osobę, która się ich dopuściła;
3.5 Żaden z zapisów Procedury nie został sformułowany z intencją ograniczenia lub wyłączenia prawa do zgodnego z prawem zawiadomienia organów ścigania o popełnieniu przestępstwa lub dokonania Zgłoszenia, jednakże z uwagi na ochronę wizerunku BFS i Grupy oczekuje się, iż takie działanie zostanie dokonane w dobrej wierze, w miarę możliwości po wyczerpaniu czynności mających na celu zweryfikowanie racjonalności i rzetelności informacji, które zbudowało podejrzenie naruszenia prawa.
4. SPOSOBY DOKONYWANIA ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH
4.1 Podmiotem upoważnionym do przyjmowania Zgłoszeń Wewnętrznych jest Komisja ds. Etyki.
4.2 Wszystkie osoby podejmujące Działania następcze są zobowiązane, na każdym etapie postępowania, do ochrony tożsamości Sygnalisty.
4.3 Zgłoszenie Wewnętrzne może zostać dokonane za pośrednictwem następujących kanałów komunikacji:
• elektronicznie – za pośrednictwem formularza udostępnionego na stronie internetowej: www.blghotline.ethicspoint.com;
• pisemnie – poprzez przesłane w zamkniętej kopercie na adres: Bibby Financial Services Sp. z o.o., Komisja ds. Etyki, Aleje Jerozolimskie 134, 02-305 Warszawa; z dopiskiem: „Dostarczyć do rąk własnych, nie otwierać w sekretariacie”;
• ustnie – za pośrednictwem dedykowanej bezpłatnej infolinii 00-800-151-0220;
• bezpośredniego spotkania – na wniosek Sygnalisty, Zgłoszenie Wewnętrzne może być zorganizowane bezpośrednie spotkanie z przedstawicielami Komisji ds. Etyki
w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. W takim przypadku za zgodą Sygnalisty zgłoszenie jest dokumentowane w formie nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie lub protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg, przygotowanego przez Komisję ds. Etyki.
4.4 Składane Zgłoszenie Wewnętrzne powinno zawierać przejrzyste i pełne wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia oraz powinno zawierać co najmniej następujące informacje:
• dane osobowe Sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie,
• adres do kontaktu Sygnalisty,
• datę oraz miejsce zaistnienia naruszenia prawa lub datę i miejsce pozyskania informacji o naruszeniu prawa,
• opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia naruszenia prawa,
• wskazanie podmiotu, którego dotyczy zgłoszenie,
• wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa,
• wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje Sygnalista, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania zgłoszenia,
• wskazanie preferowanego sposobu kontaktu zwrotnego.
4.5 Wszystkie Zgłoszenia Wewnętrzne są rejestrowane w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych, prowadzonych przez Komisję ds. Etyki.
4.6 Rejestr zgłoszeń wewnętrznych zawiera:
• numer i datę dokonanego zgłoszenia,
• dane sygnalisty oraz dane osoby, do której odnosi się zgłoszenie; w przypadku zgłoszeń dokonanych anonimowo w Rejestrze Zgłoszeń Wewnętrznych oznacza się takie zgłoszenie jako anonimowe;
• przedmiot naruszenia,
• dane osobowe Sygnalisty oraz osoby, której dotyczy Zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób,
• informację na temat podjętych Działań następczych,
• datę zakończenia sprawy.
5. POSTĘPOWANIE W SPRAWIE ZGŁOSZENIA WEWNĘTRZNEGO
5.1 Postępowanie zmierzające do weryfikacji i wyjaśnienia zasadności Zgłoszenia Wewnętrznego prowadzone jest przez Komisję ds. Etyki, bezzwłocznie po jego otrzymaniu.
5.2 Etapy postępowania po otrzymaniu zgłoszenia:
1) rejestracja Zgłoszenia Wewnętrznego;
2) potwierdzenie przyjęcia Zgłoszenia Wewnętrznego – w ciągu 7 dni Komisja ds. Etyki potwierdza Sygnaliście fakt jego otrzymania, chyba, że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu;
3) weryfikacja Zgłoszenia Wewnętrznego
• uznanie Zgłoszenia za zasadne i zgodne z niniejszą Procedurą oraz poinformowanie Sygnalisty o kolejnych etapach postępowania;
• uznanie Zgłoszenia za niezasadne lub niezgodne z Procedurą wraz z uzasadnieniem (informacja zwrotna);
4) postępowanie wyjaśniające - czynności w ramach tego postępowania będą podejmowane adekwatnie do danej sytuacji. Mogą zawierać takie elementy, jak zbieranie dowodów czy przeprowadzenie rozmów wyjaśniających;
5) informacja zwrotna w ciągu 3 miesięcy Komisja ds. Etyki przekaże Sygnaliście informacje zwrotne o stwierdzeniu bądź braku stwierdzenia naruszenia prawa i planowanych Działaniach następczych
6) zakończenie sprawy w rejestrze zgłoszeń.
5.3 Komisja ds. Etyki ma prawo wglądu do wszelkich dokumentów i do kontaktu ze wszystkimi osobami, które mogą posiadać informacje lub wiedzę potrzebną do wyjaśnienia okoliczności sprawy, z zachowaniem obowiązujących przepisów prawa.
5.4 Osoba biorąca udział w czynności, niebędąca osobą, której dotyczy Zgłoszenie Wewnętrzne może żądać utajnienia jej tożsamości, jeżeli wymaga tego interes BFS, bądź gdy zachodzi uzasadniona obawa, iż osoba ta może doświadczyć Działań odwetowych.
5.5 Postępowanie wyjaśniające może zostać zawieszone w razie zaistnienia przemijającej przeszkody w przeprowadzeniu czynności, która jest niezbędna dla prawidłowości postępowania, a wznowione niezwłocznie po ustaniu przeszkody w przeprowadzeniu tych czynności.
5.6 Sposób zakończenia postępowania i zastosowane środki winny być adekwatne do wagi stwierdzonego naruszenia prawa oraz zmierzać do zapobieżenia naruszeniom prawa w przyszłości.
5.7 Dokumentem kończącym postępowanie wyjaśniające jest raport końcowy sporządzany przez Komisję ds. Etyki.
6. ZASADY OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH
6.1 Dane osobowe związane z otrzymanym Zgłoszeniem są przetwarzane w zakresie niezbędnym do przyjęcia Zgłoszenia lub podjęcia ewentualnych Działań następczych. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania Zgłoszenia nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania, są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 30 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
6.2 Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem Zgłoszenia lub podjęciem Działań następczych oraz dokumenty związane z tym Zgłoszeniem są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono Działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Po tym okresie dane osobowe są usuwane a dokumenty związane ze Zgłoszeniem niszczone.
6.3 Zapisów punktu 6.2 nie stosuje się, gdy dokumenty związane ze Zgłoszeniem stanowią część akt postepowań przygotowawczych lub spraw sądowych bądź sądowo-administracyjnych.
7. OCHRONA SYGNALISTY
7.1 Wprowadza się bezwzględny zakaz podejmowania Działań odwetowych i niekorzystnego traktowania w stosunku do Sygnalisty, który dokonał Zgłoszenia zgodnie z Procedurą i przepisami prawa.
7.2 Zakaz Działań odwetowych dotyczy również osoby pomagającej w dokonaniu Zgłoszenia oraz osoby powiązanej z Sygnalistą.
7.3 Pełny katalog Działań odwetowych i środków ochrony Sygnalisty opisuje rozdział 2 Ustawy.
7.4 Przykłady niedopuszczalnych Działań odwetowych w stosunku do Sygnalisty:
• odmowa nawiązania stosunku pracy;
• wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy;
• obniżenie wynagrodzenia;
• wstrzymaniu awansu lub pominięciu przy awansowaniu;
• negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy;
• pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych
z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń;
• przeniesieniu na niższe stanowisko pracy;
• mobbing i dyskryminacja;
• niekorzystne i niesprawiedliwe traktowanie.
7.5 BFS będzie z całą stanowczością reagowała na wszelkie przejawy łamania opisanych powyżej niedopuszczalnych Działań odwetowych. W stosunku do osoby, która dokona lub będzie próbowała dokonać jakichkolwiek Działań odwetowych, zostanie wszczęte postępowanie dyscyplinarne, karne lub cywilne.
7.6 Ochrona przysługuje Sygnaliście wyłącznie w zakresie i w związku z dokonanym Zgłoszeniem.
7.7 Ochronie przewidzianej w Procedurze nie podlega Sygnalista, który świadomie dokonuje Zgłoszenia wewnętrznego, wiedząc, że do naruszenia nie doszło (zła wiara).
8. ZGŁOSZENIA ZEWNĘTRZNE
1.5 BFS zachęca do dokonywania Zgłoszeń Wewnętrznych za pomocą kanałów zgłoszeniowych, na zasadach określonych w Procedurze.
1.6 Sygnaliści mają jednak możliwość dokonania Zgłoszenia Zewnętrznego bez uprzedniego dokonania Zgłoszenia Wewnętrznego.
1.7 Zgłoszenie Zewnętrzne jest przyjmowane przez Rzecznika Praw Obywatelskich albo organ publiczny. Zgłoszenie Zewnętrzne może być dokonane ustnie lub pisemnie.
1.8 Szczegółowe zasady dokonywania Zgłoszeń Zewnętrznych zostaną opublikowane przez Rzecznika Praw Obywatelskich.
9. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
9.1 Za prawidłowość oraz efektywność funkcjonowania niniejszej Procedury odpowiada Zarząd BFS. Komisja ds. Etyki nie rzadziej niż raz w roku przekazuje Zarządowi BFS zbiorczą informację o Zgłoszeniach Wewnętrznych oraz o podjętych w związku z tymi Zgłoszeniami Działaniach następczych.
9.2 Osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji Departament HR przekazuje informację o Procedurze wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie innej niż stosunek pracy umowy.
9.3 Procedura wchodzi w życie w terminie 7 dni od dnia jej ogłoszenia w sposób przyjęty dla dokonywania ogłoszeń w BFS.
9.4 Niniejsza Procedura zostanie opublikowana na stronie internetowej pod adresem: https://www.bibbyfinancialservices.pl/footer/procedura