W obliczu wirusa COVID-19 wielu przedsiębiorców zastanawia się, jakie działania podjąć, aby zapewnić ochronę pracownikom i klientom, oraz zabezpieczyć kontynuację biznesu. Utrzymanie płynności finansowej i dostosowanie się do obecnej sytuacji, to teraz największe wyzwanie przedsiębiorców. Chaos i panika nie są dobrymi doradcami, dlatego nasi specjaliści z Bibby Financial Services przygotowali 5 kroków, które powinien wprowadzić przedsiębiorca w firmie w okresie epidemii.

KROK 1:Weryfikacja posiadanych informacji

Wirus COVID-19 bardzo łatwo się rozprzestrzenia, dlatego na początku należy zweryfikować stan zdrowotny swoich pracowników:

• Czy byli ostatnio w kraju o podwyższonym ryzyk
• Czy przyjmowali delegacje z krajów o podwyższonym ryzyku?
• Czy mają zaplanowane wyjazdy firmowe?

Dopiero po weryfikacji obecnej sytuacji, można wprowadzić niezbędne środki ostrożności w firmie. Przedsiębiorca niezwłocznie powinien wydać rozporządzenie, w którym informuje pracowników o podjętych środkach ostrożności, jak np.:

• osoby, które wróciły z krajów o podwyższonym ryzyku, lub w inny sposób kontaktowały się z mieszkańcami tych krajów, muszą odbyć domową kwarantannę przez 14 dni;
• udostępnieniu w firmie dodatkowych środków do dezynfekcji rąk;
• wprowadzenie trybu pracy zdalnej wszędzie tam, gdzie jest to technicznie możliwe.

Warto sprawdzić na stronie biznes.gov.pl, jakie prawne działania musi wprowadzić pracodawca wobec pracownika. Trzeba jeszcze ustalić jasne zasady postępowania w przypadku nieobecności pracowników: czy będą oni brali wolne w związku z chorobą lub w przypadku opieki nad dziećmi. Od razu należy sprawdzić, czy firma nie ucierpi z powodu braków kadrowych. Koszty wynikające z absencji należy na bieżąco monitorować wspólnie z osobami odpowiedzialnymi w firmie za zasoby ludzkie.

KROK 2: Analiza łańcucha dostaw

Przedsiębiorca ponownie powinien prześledzić łańcuch dostaw w firmie, aby zrozumieć, który element tego łańcucha może być zagrożony.

• Jeśli firma ma sprowadzany towar z kraju, w którym wprowadzony jest stan wyjątkowy, czy istnieje możliwość zmiany dostawcy?
• Czy można zmienić rodzaj transportu, jeśli handel będzie prowadzony wyłącznie drogą morską?
• Jak wygląda kontakt z klientem?

Wszystko zależy od specyfiki firmy, ale dopiero analiza każdego elementu dostawy, pozwoli na optymalizację i wprowadzenie planu kryzysowego.

KROK 3: Planowanie

W momencie kryzysowym, jednym z najważniejszych elementów strategii jest plan działania. Na początku, przedsiębiorca powinien przeanalizować obecną sytuację w Polsce.

• Czy firma może być dalej otwarta? 
• Czy pracownicy mogą pracować zdalnie i czy to nie wpłynie na funkcjonowanie firmy
• Z jakimi problemami firma może się spotkać: brak kadry czy brak klientów?   
• Problem z dostawą? Jakie skutki odczuje firma od razu, a jakie – po czasie?

Jeśli przedsiębiorca zrozumie, który element jest zagrożony, będzie mógł wprowadzić metody zaradcze. W większych firmach rekomenduje się powołanie sztabu kryzysowego, który opracuje scenariusze kontynuowania biznesu i ścieżki podejmowania decyzji w nowych warunkach.

W tym trudnym okresie nie wolno zaniedbywać komunikacji wewnętrznej. Informowanie pracowników o podejmowanych krokach wzmocni ich morale pracowników oraz ograniczy chaos informacyjny do minimum. Dobrym rozwiązaniem jest wprowadzenie mapy kontaktów, aby ułatwić przepływ informacji wewnątrz firmy. Warto ustalić jeden wiodący kanał kontaktu (wewnętrzny komunikator lub mail) i upewnić się, że wszyscy będą mogli brać udział w regularnie prowadzonych spotkaniach statusowych, całej firmy lub grup zadaniowych. Oczywiście, spotkania powinny być prowadzone w trybie telekonferencji lub wideokonferencji.

KROK 4: Optymalizacja procesów

Jeśli wiadomo już, co może być problemem w funkcjonowaniu firmy, dopiero teraz można wprowadzić zmiany, które przyniosą rezultaty. Przede wszystkim należy wprowadzić niezbędne środki bezpieczeństwa dla swoich pracowników i klientów. Podjęte działania powinny dać bezpieczeństwo pracownikom, a jednocześnie dawać możliwość dalszej pracy. Jeśli jest taka opcja, firma powinna wprowadzić pracę zdalną. Jeśli pracownicy muszą pracować, należy zadbać o ich bezpieczeństwo: płyny do dezynfekcji, odpowiednia odległość między ludźmi, ograniczenie kontaktu z ludźmi z zewnątrz.

Przy optymalizacji procesów może być konieczne poszukiwanie innych środków transportu oraz szczegółowa weryfikacja dostawców. Jeśli przedsiębiorca obawia się opóźnionej płatności kontrahenta, powinien skorzystać z faktoringu, aby nie dopuścić do powstania zatorów płatniczych i tym samym zabezpieczyć siebie i innych. Banki zmieniają zasady udzielania kredytów, w przypadku faktoringu nie ma takiej konieczności, ponieważ produkt sprawdza się również w czasie kryzysu.

KROK 5: Sprawdzanie wiadomości

W przypadku epidemii bardzo łatwo o dezinformację. Przedsiębiorca cały czas powinien śledzić komunikaty rządowe i nowe rozporządzenia w związku z wirusem, aby jak najszybciej móc zareagować i wprowadzić plan naprawczy w swojej firmie. W ciężkiej sytuacji gospodarczej, rząd będzie wprowadzał specjalnie udogodnienia dla firm, jak ulgi w opłacaniu składek czy pakiet osłonowy. Jednocześnie, mogą dojść większe utrudnienia, o czym również należy pamiętać i mieć to na uwadze, planując dalszą strategię działania.