Zatory płatnicze od lat dotkliwie uderzają w kondycję finansową małych i średnich firm, a kryzys gospodarczy wywołany pandemią tylko pogłębił to zjawisko. Coraz więcej przedsiębiorstw kredytuje się kosztem swoich dostawców, opóźnia płatności i doprowadza do powstawania zatorów płatniczych u kolejnych podmiotów. Problem dotyczy zwłaszcza małych i średnich firm, które w relacjach gospodarczych z dużymi podmiotami stoją na słabszej pozycji. Z ostatniego badania Bibby MSP Index przeprowadzonego przez Bibby Financial Services na reprezentatywnej próbce małych i średnich firm wynika, że aż 34 proc. respondentów odczuło opóźnienia w płatnościach. Jak wynika z Europejskiego Raportu Płatności opublikowanego przez firmę Intrum (”European Payment Report 2020”) czas oczekiwania na zapłatę w sektorze B2B wydłużył się o 36 dni, a w sektorze publicznym aż o 54 dni (w porównaniu do 2019 roku)!

Firma obawiająca się zatorów płatniczych lub już nimi dotknięta nie jest jednak na straconej pozycji. Jak zminimalizować ryzyko ich wystąpienia? Jakie są dostępne sposoby - nie tylko prawne - dla przeciwdziałania zatorom płatniczym? Jak wreszcie odzyskać swoje pieniądze, by nie stracić płynności? Poniżej przedstawiamy kilka narzędzi pomocnych na różnym etapie tego zjawiska (przed zawarciem kontraktu lub gdy zator staje się faktem) oraz do zastosowania z poziomu przedsiębiorstwa lub przy pomocy partnera zewnętrznego - firm świadczących usługi informatyczne, monitorowania, windykacji oraz faktoringu. Niestandardowym działaniem - wychodzącym poza te ramy - jest zbliżająca się akcja „Bibby Fair Pay Run – zapoBIEGAJ zatorom płatniczym”, której celem jest uświadomienie problemu innym oraz zachęcenie wszystkich do terminowego regulowania faktur.

Weryfikacja kontrahenta
Aby zabezpieczyć się przed kłopotami w przyszłości, powinniśmy przede wszystkim zacząć od sprawdzenia wiarygodności przyszłego kontrahenta, zwłaszcza gdy zawieramy z nim umowę na znaczne kwoty. Należy sprawdzić  informacje o jego stażu na rynku, relacji z innymi podmiotami, dyscypliny płatniczej, standingu finansowego i wiarygodności kredytowej, sytuacji majątkowej czy powiązań gospodarczych. Konieczne jest też monitorowanie jego sytuacji finansowej już w trakcie obowiązywania kontraktu. Niezbędnych informacji o potencjalnym kontrahencie można samodzielnie szukać m.in. w bazach danych o dłużnikach czy KRS, są to jednak działania czasochłonne i nie zawsze dają pełny obraz. Stąd warto zlecić je ekspertom, którzy potrafią dotrzeć także do informacji oficjalnie niedostępnych. 

Takim jak CRIF - zarazem partner Bibby Fair Pay Run - który dostarcza zintegrowane usługi i rozwiązania z zakresu informacji biznesowej, handlowej oraz zarządzania ryzykiem. Firma oferuje dostęp do wielu baz danych, a dzięki temu do pełnej i aktualnej informacji o wszystkich podmiotach obrotu gospodarczego. Jedno z rozwiązań oferowanych przez CRIF – platforma SkyMinder skierowana do firm działających na rynkach międzynarodowych - zapewnia dostęp do informacji gospodarczej, kredytowej i finansowej o ponad 200 mln firm działających w 230 krajach. Z kolei rozwiązania Credit Check Business pozwalają na automatyczne sprawdzenie wiarygodności kredytowej potencjalnego partnera w kraju. – Te rozwiązania wspierają procesy decyzyjne i pozwalają efektywnie zarządzać ryzykiem finansowym dzięki szeregom raportów oraz łatwemu i szybkiemu procesowi dostępu do najwyższej jakości informacji gospodarczej. Według raportu „European Payment Report 2020” aż 45% ankietowanych uważa, że opóźnione płatności ograniczają płynność finansową ich firm, a 38% że stanowi to nawet zagrożenie dla ich biznesów. Stąd nie warto czekać, aż którychś z kontrahentów zacznie zalegać z płatnościami. Swój biznes trzeba zabezpieczyć już teraz, a nasze rozwiązania pozwalając zapobiec opóźnieniom w płatnościach na poziomie światowym – mówi Joanna Kmak-Chodźko, Key Account Manager w CRIF. 

Przedpłata
To jeden z najbezpieczniejszych sposobów zabezpieczenia płatności, na który niewielu kontrahentów chce przystawać. Warto jednak z niego korzystać, bo wymagając przedpłaty, czyli jakiejś części umówionej kwoty za towary czy usługi, które dopiero mają być dostarczone, minimalizujemy ryzyko pogorszenia płynności w swojej firmie. Lepiej uzyskać tylko część należnych środków od razu, niż potem czekać tygodniami na zapłatę całości. Przedpłaty powinni domagać się zwłaszcza przedsiębiorcy produkujący towary na zamówienie lub ci, którzy w ramach zlecenia muszą zakupić niezbędne materiały.

Monitoring płatności
Innym narzędziem z obszaru prewindykacji, które może zapobiegać powstawaniu opóźnień w płatnościach, jest monitoring płatności. Polega przede wszystkim na kontaktach z kontrahentami przypominających o zbliżających się terminach zapłaty za wystawione faktury. Wywierając na klienta lekką presję, powodujemy, że będzie mu trudniej nie zapłacić, jeśli kilka dni wcześniej płatność obiecał. Monitoring należności obejmuje też weryfikację przepływu faktur w firmie, poprawności ich wystawiania oraz kontrolę, czy nie są kwestionowane. Pozwoli wykryć nierzetelnych kontrahentów, dzięki czemu będzie można zadziałać prewencyjnie ograniczając np. biznesowe relacje z nimi. Przydatny będzie w tym odpowiedni system informatyczny, pozwalający śledzić to, co się dzieje z daną fakturą od momentu jej wystawienia. Takie narzędzie pozwoli na pełną automatyzację, kontrolę i raportowanie procesu obsługi zarówno należności, jak i zobowiązań firmy. Odpowiednio zgromadzi też i zabezpieczy dokumenty potwierdzające przebieg procesu płatności, co może przydać się w przyszłości. Taki system można obsługiwać samodzielnie w firmie lub zwrócić się z tym zadaniem do wyspecjalizowanej firmy zewnętrznej.

Jedną z firm, która stworzyła już wiele takich rozwiązań jest producent oprogramowania Atinea, kolejny partner Bibby Fair Pay Run. – Pomagamy zarówno w rozwoju i utrzymaniu istniejących systemów zarządzania dokumentami, jak i tworzymy takie systemy od podstaw, ściśle według potrzeb klienta. Dotyczą one obiegu dokumentów, obieg faktur, elektronicznego zarządzanie dokumentacją. Ułatwia to zarządzanie firmą i pozwala mieć pełną kontrolę  m.in. nad procesem przekazywania, akceptacji czy opłacania faktur. Dzięki temu mamy szansę uniknąć tworzenia zatorów płatniczych – wyjaśnia Kamil Anuszkiewicz, specjalista ds relacji z klientami w Atinea. Dodaje: - Działania związane z monitoringiem należności wpływają również na ograniczenie dodatkowych kosztów, które musi ponieść przedsiębiorca przy konieczności podjęcia działań windykacyjnych. W myśl zasady – lepiej zapobiegać niż leczyć skuteczniejsze rozpoczęcie monitoringu płatności przynosi większe korzyści przedsiębiorstwu.

Windykacja
Niewykluczone, że mimo prowadzenia w firmie działań związanych z weryfikacją klienta i monitoringiem płatności, dojdzie jednak do powstania opóźnień w płatnościach. W takim przypadku należy natychmiast przystąpić do zdecydowanych działań, by odzyskać dług. Czas jest istotny, bo statystycznie z każdym tygodniem szanse na odzyskanie środków maleją. Z pomocą przyjdą nam w takiej sytuacji narzędzia z obszaru windykacji twardej. Obejmują wezwania do zapłaty, wpisy do nierzetelnego kontrahenta do baz dłużników czy wreszcie wystąpienie przeciwko niemu na drogę sądową. To działania kosztowne, rozłożone w czasie i nie zawsze skuteczne np. w przypadku ogłoszenia upadłości dłużnika. Z pomocą mogą przyjść wyspecjalizowane firmy windykacyjne, które posiadają narzędzia oraz know-how do tego, by dalej kontaktować się w naszym imieniu z zadłużonym podmiotem.

Faktoring
Ryzyko zatorów płatniczych maleje, gdy firma skorzysta z finansowania w formie faktoringu. To sprawdzona metoda odciążenia przedsiębiorcy i realne zabezpieczenie płynności finansowej firm. Faktoring polega na tym, że to faktor, czyli firma świadcząca usługi faktoringu opłaca faktury od faktoranta (przedsiębiorcy) a dłużnik należność wpłaca do faktora. Czy to się opłaca? Zamiast czekać na zapłatę 30, 60 czy więcej dni pieniądze otrzymujemy już w dniu przesłania faktury i możemy nimi swobodnie obracać. Co więcej Koszt finansowy faktoringu księguje się nie na bilansie, ale jako koszt działalności, co oznacza, że - w przeciwieństwie do kredytów - nie wpływa na zdolność kredytową firmy. Jest więc dobrym rozwiązaniem dla przedsiębiorstw, które dbają o strukturę finansowania własnego i zewnętrznego oraz z różnych powodów nie chcą się zadłużać.

- Faktoring polega nie tylko na szybkim finansowaniu faktur. Obejmuje również szereg dodatkowych świadczeń, m.in. weryfikację potencjalnych klientów, monitoring i administrację płatności, czy wreszcie windykację. Bardzo dobrym rozwiązaniem jest faktoring bez regresu, w którym faktor przejmuje ryzyko niewypłacalności kontrahenta, co praktycznie ubezpiecza przedsiębiorcę przed takim zdarzeniem – mówi Ewa Gawrońska–Micuń, członek zarządu, dyrektor zarządzający Bibby Financial Services. Oznacza to, że faktor bierze na siebie także ryzyko odzyskiwania długów na drodze sądowej. Przedsiębiorca nie będzie stroną postępowania, ponieważ swoje wierzytelności scedował na faktora.

Gwarancja bankowa i ubezpieczenie kredytu
To kolejne narzędzia z zakresu finansów, pozwalające chronić się przed opóźnionymi płatnościami. Gwarancja bankowa to zobowiązanie się banku do zapłaty firmie określonej kwoty wskazanej w gwarancji, na wypadek, gdyby jej kontrahent czy partner biznesowy nie wywiązał się z obowiązku uiszczenia faktury. W takiej sytuacji pieniądze są wypłacane wierzycielowi.

W podobny sposób działa ubezpieczenie należności. Ubezpieczyciel sprawdza sytuację finansową partnera biznesowego i na podstawie tej analizy ustala sumę, do której zapewni ochronę polegającą na zobowiązaniu się do wypłaty odszkodowania w przypadku niewypłacalności podmiotu czy klienta, z którym robimy interesy. 

Ustawa antyzatorowa
Na pomoc przedsiębiorcom borykającym się z problemem zatorów płatniczych ruszył ustawodawca. Od początku 2020 roku obowiązuje ustawa o zmianie niektórych ustaw w celu ograniczenia zatorów płatniczych. Tzw. ustawa antyzatorowa ma zwiększyć dyscyplinę płatniczą w obrocie gospodarczym oraz wzmocnić ochronę prawną mikro, małych i średnich firm, które często padają ofiarami zatorów płatniczych generowanych przez przedsiębiorstwa o statusie dużego płatnika. W ustawie unormowano narzędzia, dzięki którym przedsiębiorca może zabezpieczyć firmę przed nieuczciwymi kontrahentami, a co więcej skutecznie dochodzić swoich roszczeń. Wprowadzone zmiany dotyczą m.in.:

• skrócenia terminów zapłaty do 30 dni dla podmiotów publicznych i 60 dni dla dużych firm,
• możliwości odstąpienia od całości umowy lub jej niewykonanej części albo wypowiedzenia umowy, gdy ustalony w umowie termin zapłaty przekracza 120 dni,
• podniesienia wysokość odsetek za opóźnienie w transakcjach handlowych do 10,1% obecnie,
• ulgi na złe długi - wierzyciel, który nie otrzyma zapłaty w ciągu 90 dni od upływu terminu określonego w umowie lub na fakturze, może pomniejszyć podstawę opodatkowania o kwotę wierzytelności, z kolei dłużnik ma obowiązek podniesienia podstawy opodatkowania o kwotę, której nie zapłacił,
• prawa do rekompensaty za koszty odzyskiwania należności,
• traktowania nieuzasadnionego wydłużania terminów zapłaty jako czynu nieuczciwej konkurencji,
• uprawnień prezesa UOKiK do karania firm generujących największe zatory.

W chwili obecnej trwają prace nad nowelizacją ustawy, które m.in. mają usunąć luki prawne umożliwiające unikanie kar oraz uprościć samą procedurę karania nierzetelnych płatników.

Przedsiębiorco! Bądź fair
Nie da się skutecznie wyeliminować zatorów, dopóki sami przedsiębiorcy nie zaczną płacić faktur w terminie. O tym właśnie przypomina wirtualna akcja pod patronatem Bibby Financial Services „Bibby Fair Pay Run – zapoBIEGAJ zatorom płatniczym”. – Nie ma bardziej skutecznego leku na zatory niż po prostu płatności o czasie. Jeśli każdy z przedsiębiorców będzie fair w stosunku do swoich kontrahentów oraz dostawców i opłacał faktury w terminie, zatory nie będą groziły. Dlatego organizowany pod naszym patronatem bieg ma właśnie przypominać o podstawach kultury płatniczej, bo regulowanie zobowiązań w terminie to podstawa dobrze działającej gospodarki – wyjaśnia Ewa Gawrońska–Micuń. 

Przeciwdziałanie zatorom płatniczym to priorytet w prowadzeniu firmy. Chroniąc ją przed opóźnionymi płatnościami, chronimy jej kondycję finansową, a tym samym umożliwiamy dalszy rozwój. Dlatego przeciwdziałając zatorom powinniśmy bez oporów wykorzystywać  wszystkie swoje prawa i możliwości - weryfikować, przypominać się, korzystać z usług specjalistów, nowych rozwiązań informatycznych oraz narzędzi oferowanych przez prawo. I samemu pozostać fair.