Charakterystyka kosztów w firmie

Koszty określa się jako nakłady finansowe, które przedsiębiorca musi ponieść, aby osiągnąć przychód lub aby zachować, czy zabezpieczyć źródła przychodu (z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT). Koszty są bezpośrednio związane z działalnością firmy. Przedsiębiorca zużywa środki pieniężne w określonym czasie, aby móc wytworzyć określony produkt lub usługę (np. opłaca czynsz za halę produkcyjną, dzięki temu ma miejsce na produkcję towaru, który później z zyskiem sprzeda). Koszty te muszą przynosić konkretny rezultat w firmie, inaczej prowadzona firma przyniesie straty. Należy zaznaczyć, że dopiero udokumentowane koszty - np. fakturą na dane firmy (zob. co to jest faktoring?) - mogą wchodzić w koszty uzyskania przychodu, a więc odliczać się od podstawy opodatkowania.

Rodzaje kosztów

Istnieje kilka podziałów kosztów ze względu na rodzaje. Podział kosztów ze względu na rodzaje cieszy się dużą popularnością. Koszty te są podzielone zgodnie z rachunkiem zysków i strat w wersji porównawczej. To bardzo czytelny sposób podziału, który pozwala przedsiębiorcy zobaczyć, ile wynoszą koszty prowadzenia działalności. Układ rodzajowy obejmuje:

• amortyzacja i zużycie materiałów i energii;
• usługi obce;
• podatki i opłaty (w tym podatek akcyzowy);
• wynagrodzenia, ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia;
• pozostałe koszty rodzajowe.

Koszty można również podzielić według innych kategorii i wyróżnić je według:

• struktury wewnętrznej (koszty proste, koszty złożone);
• miejsc powstawania (m.in. koszty działalności podstawowej, pomocniczej, koszty ogólnego zarządu, koszty sprzedaży i zakupu);
• okresu, którego dotyczą (bieżące, rozliczane w czasie);
• procesu produkcji (koszty produkcji podstawowej i koszty ogólne);
• sposobu odnoszenia kosztów na wytwarzane produkty (koszty bezpośrednie, koszty pośrednie);
• związku z osiągniętymi przychodami (koszty uzyskania przychodów, koszty niestanowiące kosztów uzyskania przychodów);
• stopnia zależności kosztów od rozmiarów produkcji (koszty stałe, koszty zmienne).

Sposób ujmowania i klasyfikacji kosztów powinien zostać dokładnie opisany w przyjętej przez jednostkę polityce (zasadach) rachunkowości. Wynika to wprost z art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694, z późn. zm.).

Charakterystyka kosztów stałych

Zgodnie z ustawą o rachunkowości można wyróżnić koszty stałe oraz zmienne. Jak sugeruje sama nazwa, główną różnicą jest częstotliwość występowania tych kosztów w firmie i zależność od skali działalności. Koszty stałe nie ulegają zmianie nawet gdy zmniejsza się produkcja, zaś koszty zmienne są różne w zależności od produkcji. Koszty stałe pozostają na tym samym poziomie, niezależnie od tego, czy przedsiębiorca wyprodukuje 100 czy 15 krzeseł. Do kosztów stałych zalicza się zazwyczaj m.in.:

• wynagrodzenie administracji,
• odpisy amortyzacyjne maszyn,
• ubezpieczenie maszyn,
• czynsz za najem budynku.

Oczywiście, każdy z tych kosztów można zmniejszyć, np. wymieniając urządzenia i maszyny na nowsze i bardziej energooszczędne, przenosząc się do budynku z niższym czynszem, wprowadzając zmiany w organizacji przedsiębiorstwa. Koszty te są również bezpośrednio związane z warunkami makroekonomicznymi i mogą ulec zmianie, nie będzie to jednak zmiana bezpośrednio związana z prowadzeniem działalności. Należy pamiętać, że o kosztach stałych można mówić wyłącznie biorąc pod uwagę długi okres działalności firmy. Obliczając koszty stałe, można je dodatkowo podzielić na:

• koszty bezwzględnie stałe – koszty te nie są zależne od wielkości produkcji (np. odpisy amortyzacyjne, gdy środki trwałe rozliczane są metodą liniową),
• koszty skokowo stałe – koszty wzrastają, ale po jakimś czasie stabilizują się (np. wynajem hali produkcyjnej. Przedsiębiorca aby osiągnąć większe korzyści z prowadzenia firmy zwiększa produkcję i wynajmuje dodatkową halę).

Charakterystyka kosztów zmiennych

Koszty zmienne są bezpośrednio związane z produkcją. W zależności od wielkości produkcji, ilości wytworzonego towaru, czy skali oferowanych usług, koszty te ulegają zmianie. W momencie gdy firma produkuje 100 krzeseł, musi wykorzystać więcej drewna, niż przy produkcji 15 krzeseł. Analizując więc koszty zmienne należy uwzględniać zmianę w produkcji – jeśli będzie ona rosnąć, wzrosną również koszty zmienne, jeśli zaś produkcja się zmniejszy, koszty spadną. W przypadku produkcji równej 0, koszty zmienne będę wynosiły 0 zł. Do tego rodzaju kosztów zaliczamy między innymi:

• wynagrodzenia finansowe za przepracowane godziny pracy pracowników,
• towar i materiały,
• energia,
• nakłady na surowce.

W odróżnieniu od kosztów stałych zmienne są wynikiem decyzji krótkoterminowych i możemy je podzielić na kilka podkategorii:

• koszty proporcjonalne – jeśli wzrasta produkcja, jednostkowy koszt zmienny jest stały (np. koszt wynagrodzenia, gdy pracownicy pracują na akord);
• koszty progresywne – wraz ze wzrostem produkcji następuje wzrost kosztów zmiennych (np. wynagrodzenie dla pracowników za nadgodziny);
• koszty degresywne – jeśli wzrasta produkcja, zmniejsza się jednostkowy koszt zmienny (np. w przypadku większego zamówienia materiałów, cena jednostkowa w związku z upustami czy rabatami, zmniejsza się);
• koszty regresywne – wraz ze wzrostem produkcji jednostkowy koszt produkcji maleje w szybkim tempie (np. koszt ogrzewania sali konferencyjnej jest mniejszy, kiedy w pomieszczeniu jest więcej osób, niż gdy jest tam tylko jedna).

Różnice między kosztami a wydatkami

Najłatwiej określić różnice między kosztami a wydatkami przez cel, jaki stoi za tymi pojęciami. Przedsiębiorca, aby wytworzyć jakiś produkt, np. krzesło, musi ponieść koszty produkcji – materiał, opłacenie budynku, sprzętu. Jest on gotowy ponieść ten koszt, ponieważ dzięki temu będzie mógł wyprodukować produkt, który potem sprzeda. W przypadku wydatku cel nie jest istotny. Wydatek może dotyczyć zakupu materiału do produkcji towaru, który jednak nie będzie wykorzystany, przez co powstanie nakład, wydatek, albo strata nadzwyczajna, ale nie koszt.

• koszt - celowe i uzasadnione zużycie zasobów finansowych w związku z koniecznością opłacenia np. materiałów do produkcji towaru. Koszty są związane z działalnością gospodarczą.
• wydatek - każdy rozchód środków pieniężnych, bez względu na cel tego rozchodu. Wydatek nie musi być związany z produkcją towarów czy realizacją usług.

Jednak często te granice między wydatkiem a kosztem się rozmywają, ponieważ w danej działalności gospodarczej wydatek i koszt może występować równocześnie, np. przy zakupie paliwa – kiedy przedsiębiorca opłaca rachunek za paliwo, ma on wtedy do czynienia z wydatkiem, ale kiedy jeździ samochodem do klientów i zużywa paliwo – z kosztem. Koszt w odróżnieniu od wydatku, wiąże się ze zużyciem czegoś (np. paliwa), a nie z samym faktem zakupu. Przedsiębiorca ma również styczność z wydatkami, które nie są kosztami. Można tutaj wyróżnić m.in.:

• spłata rat kapitałowych kredytu;
• podatek dochodowy, wpłaty dodatkowych wynagrodzeń (wpłaty do budżetu podatków, które nie mają charakteru kosztów);
• wypłaty pożyczek i zaliczek;
• rozchód środków pieniężnych o charakterze start nadzwyczajnych.

Rozpoznanie czym są wydatki a koszty w firmie jest istotne tym bardziej, gdy przedsiębiorca opiera się na fakturach długoterminowych. Kiedy przedsiębiorca kupuje np. towar i dostaje fakturę z terminem płatności 14 dni, to w momencie gdy podpisuje fakturę ma do czynienia z kosztem, zaś gdy ją opłaca po 14 dniach – z wydatkiem. Warto dokładnie znać różnice między kosztami a wydatkami, jest to szczególnie istotne przy wykazywaniu kosztów uzyskania przychodu (zob. definicja przychodu)  i obliczaniu podstawy opodatkowania. Dzięki temu przedsiębiorca będzie wiedział, ile kosztuje go prowadzenie działalności i jaki dochód (zob. definicja dochodu)  realnie osiąga. Będzie wiedział, na co zwrócić uwagę, aby jak najbardziej ekonomicznie zarządzać swoimi finansami firmowymi.