Najczęstsze przyczyny niewypłacalności kontrahentów

Niewypłacalność to zazwyczaj końcowy etap w całym szeregu problemów, z jakimi zmagają się firmy – od pogarszających się warunków rynkowych, poprzez błędy w zarządzaniu, a na złych decyzjach finansowych skończywszy. Według analiz Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości najwięcej firm upada w pierwszym roku działalności i jest to związane ze złym prowadzeniem firmy. Jednymi z największych błędów przedsiębiorcy, są brak dywersyfikacji źródeł finansowania i nieefektywne zarządzanie kapitałem obrotowym oraz nieprawidłowa kontrola finansowa

Firmy, które wcześniej nie zadbały o poduszkę finansową, mogą mieć problem z utrzymaniem należności czy opłaceniem w terminie zobowiązań. Innymi przyczynami niewypłacalności kontrahentów są: zawyżone koszty działania, błędna polityka finansowa, bałagan organizacyjny, nadmierna skala działania. Nieumiejętne zarządzanie finansami firmy skutkuje utartą płynności finansowej, przez co firma będzie spóźniać się z zapłatą za towar czy usługę. Niewypłacalny kontrahent jest również główną przyczyną problemów finansowych firm, które z nim współpracują. W ten właśnie sposób tworzą się w gospodarce zatory płatnicze. Dlatego tak ważne jest zweryfikowanie kontrahenta.

Zapobieganie niewypłacalności kontrahenta. Jak uchronić się przed nierzetelnymi partnerami biznesowymi?

Firmy, które prowadzą sprzedaż z odroczonym terminem płatności powinny jeszcze przed podpisaniem umowy z klientem, myśleć o działaniach prewencyjnych, aby uchronić się przed nierzetelnymi kontrahentami, którzy albo opóźniają się z zapłatą, albo nie płacą wcale. W momencie, gdy sytuacja społeczno-ekonomiczna jest niepewna, bardzo łatwo nawiązać współpracę z firmą, która może mieć zaraz problem z opłaceniem swoich należności.

6 miejsc, gdzie można sprawdzić nowego kontrahenta

Trudno jednak odrzucać każdego nowego klienta, z obawy przed jego niewypłacalnością. Dlatego należy zawsze dokładnie sprawdzać firmę, z którą zaczyna współpracę. Jeśli przedsiębiorca chce sprawdzić kontrahenta, może skorzystać z:

1. Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) - jeśli kontrahent prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą lub jest wspólnikiem spółki cywilnej. W CEIDG warto zwrócić uwagę na to, jak długo firma działa na rynku, czy jej działalność jest stabilna lub czy ma charakter sezonowy oraz na informacje o upadłości czy postępowaniu naprawczym. Link do wyszukiwarki: https://prod.ceidg.gov.pl/CEIDG/CEIDG.Public.UI/Search.aspx

2. Krajowego Rejestru Sądowego - jeśli kontrahentem jest spółka prawa handlowego, czyli spółka jawna, partnerska, komandytowa, komandytowo – akcyjna, z ograniczoną odpowiedzialnością, akcyjna. Link do wyszukiwarki: https://ekrs.ms.gov.pl/web/wyszukiwarka-krs/strona-glowna/index.html

3. Krajowego Rejestru Podmiotów Gospodarki Narodowej (REGON) – w wyszukiwarce można znaleźć między innymi dane spółek cywilnych, których nie ma w CEIDG (są tam tylko dane wspólników). Link do wyszukiwarki: https://wyszukiwarkaregon.stat.gov.pl/appBIR/index.aspx

4. Wykazu podatników VAT, czyli tak zwanej Białej listy. Link do wyszukiwarki: https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka

5. VAT Information Exchange System (VIES) - jeśli kontrahent ma siedzibę w innym kraju UE. Link do wyszukiwarki: https://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/vieshome.do?selectedLanguage=PL

6. Pomocy Urzędu Skarbowego - można sprawdzić, czy kontrahent prawidłowo rozlicza podatki. W ten sposób ogranicza się ryzyko odpowiedzialności solidarnej za jego zobowiązania podatkowe. Link do formularza: https://www.podatki.gov.pl/skontaktuj-sie-z-nami/

Sposób na minimalizację ryzyka

Warto wcześniej pomyśleć o ryzyku i zdecydować się na ubezpieczenie transakcji, lub skorzystać z usług firmy faktoringowej. aktoring bez regresu (czyli pełny) pozwoli przedsiębiorcy otrzymać pieniądze od razu po podpisaniu umowy z faktorem. Faktoring to także usługi dodatkowe, takie jak: sprawdzenie kontrahenta, ubezpieczenie transakcji czy monitoring spłaty. Warto też na fakturach stosować pieczęć prewencyjną, aby zmotywować kontrahentów do płacenia na czas.

Monitoring płatności

Oprócz sprawdzenia kontrahenta, niezwykle istotne jest monitorowanie płatności, aby od razu reagować na opóźnienia lub przypominać kontrahentowi o spłacie. Aby zabezpieczyć swoją płynność finansową i uchronić się przed nierzetelnymi kontrahentami, można wprowadzić dokument, tzw. stop loss, czyli wskazanie granicy do kiedy kontrahent może przeciągać zaległości (pewnej kwoty wierzytelności). Dzięki temu, już na początku współpracy, klient wie, że wszelkie opóźnienia spowodują zakończenie współpracy i zostaną podjęte kroki prawne wobec dłużnika.

6 miejsc do weryfikacji bieżącej sytuacji kontrahentów

Najlepiej dokładnie sprawdzać swoich nowych kontrahentów i na bieżąco monitorować płatności. Aby sprawdzić czy podpisanie umowy z danym klientem jest bezpieczne, można skorzystać z:

1. Krajowego Rejestru Dłużników Niewypłacalnych - to państwowa instytucja prowadzona przez Krajowy Rejestr Sądowy. Dłużnicy wpisywani są z urzędu, na podstawie orzeczenia sądu. Link do wyszukiwarki: http://krdn.pl/sprawdzfirme

2. Biura Informacji Gospodarczej (BIG), które prowadzi Rejestr Dłużników BIG. Umożliwia on dostęp do baz Biura Informacji Kredytowej oraz Związku Banków Polskich Link do formularza: https://www.big.pl/firma/sprawdzam-firme/formularz

3. Krajowego Rejestru Długów Biuro Informacji Gospodarczej SA, które obsługuje wszystkie podmioty gospodarcze – od jednoosobowych firm, poprzez małe i średnie przedsiębiorstwa po wielkie korporacje. https://krd.pl/Oferta/Sprawdzanie-firm

4. Rejestru Dłużników ERIF Biuro Informacji Gospodarczej S.A., które wspiera przedsiębiorców w zakresie prewencji oraz zarządzania należnościami. Link do formularza: https://erif.pl/przedsiebiorcy/zabezpiecz-swoja-firme/

5. Krajowego Biura Informacji Gospodarczej (KBIG), które jest częścią międzynarodowej Grupy Deltavista. Współpracuje z biurami z Europy Zachodniej. Informacje o nierzetelnych płatnikach ujawnione w KBIG są udostępniane także na rynkach zagranicznych.

6. Krajowej Informacji Długów Telekomunikacyjnych, która powstała z myślą o wspieraniu rynku telekomunikacyjnego oraz bezpieczeństwie transakcji finansowych. Link do informacji: http://kidt.pl/page/156/klient-instytucjonalny/147/pl

Usługi wywiadowni gospodarczej

Można również skorzystać z usług wywiadowni gospodarczej, czyli prywatnych podmiotów, które mogą zweryfikować wiarygodność finansową polskich i zagranicznych firm. Jeśli zaś przedsiębiorca współpracuje z klientem zagranicznym, zanim zdecyduje się na zawarcie transakcji, powinien dokładnie zweryfikować kontrahenta. W jaki sposób?

• Sprawdzić informację o firmie kontrahenta w Internecie (siedziba, strona internetowa, media społecznościowe i fora dyskusyjne, pod jaką domeną działa i czy siedzibę firmy widać na Google Street View).
• Zweryfikować klientów kontrahenta.
• Sprawdzić dane w rejestrze firm z danego kraju. Bazę danych europejskich firm można znaleźć na portalu e-sprawiedliwość, zarządzanym przez Komisję Europejską.
• Dowiedzieć się o zasadach i umowach handlowych obowiązujących w danym kraju. Przez Portal Promocji Eksportu można znaleźć listę instytucji i polskich placówek dyplomatycznych, które pomogą nawiązać kontakt z zagranicznymi firmami. Znajdują się tam również opisy zasad prowadzenia biznesu w danym kraju.
• Dodatkowo: zweryfikować kontrahenta przez dwustronne izby gospodarcze, np. w Polsko-Niemieckiej Izbie Przemysłowo Handlowej można zamówić odpisy z zagranicznych rejestrów i raporty handlowe.

Skutki opieszałości kontrahenta. Co się dzieje, kiedy partner biznesowy nie płaci na czas?

W momencie, kiedy kontrahent długo zwleka z zapłatą, firma może stracić płynność finansową. To oczywiście czarny scenariusz, ale kiedy firma wystawia faktury z długim terminem płatności na np. 60 dni to każde opóźnienie w płatności jest odczuwalne. Zwłaszcza, że przecież przedsiębiorca sam musi opłacić bieżące zobowiązania. Kiedy takich opóźniających się kontrahentów jest więcej, firma zaczyna to odczuwać.

Ponieważ nie ma stałego przypływu gotówki, firma może zacząć zwlekać ze swoimi opłatami, co negatywnie wpływa na jej wizerunek i przyczynia się do powstawania zatorów płatniczych w gospodarce. Dodatkowo przedsiębiorca w momencie, gdy kontrahent spóźnia się z zapłatą, musi skupić się na odzyskaniu tych pieniędzy, co pochłania czas oraz pieniądze.

Co zrobić, gdy kontrahent nie płaci? Kroki, które należy podjąć

Przedsiębiorca musi szybko reagować, gdy kontrahent zaczyna spóźniać się z zapłatą. Często wystarczy upomnienie się o płatność, ale gdy to nie przynosi efektów, należy wysłać wezwanie do zapłaty, aby mieć udokumentowaną próbę odzyskania płatności. Wezwanie do zapłaty udowodni kontrahentowi, że sprawa zaległej płatności jest traktowana poważnie i jeśli takie rozwiązania nie przyniosą skutków, sprawa trafi do sądu.

Można nierzetelnego kontrahenta zgłosić również do Krajowego Rejestru Długów (KRD). Bardzo często jest to skuteczny sposób na zdyscyplinowanie kontrahentów, którzy mogą szybko zapłacić swoje należności, aby odzyskać wizerunek rzetelnego partnera biznesowego. Na każde spóźnienie należy szybko reagować, ponieważ dłużnik może zlikwidować swoją działalność i odzyskanie pieniędzy będzie utrudnione. Dlatego oprócz prewencji (przypominanie płatnikowi o płatności), warto dzień po terminie płatności wysyłać ponaglenia, SMS-em lub e-mailem.

Jeśli to nie zadziała, firma powinna przygotować się na wstąpienie na drogę postępowania sądowego. Czasami dopiero wtedy dłużnik mobilizuje się do zapłaty. Jeśli jednak wciąż płatności nie zostaną uregulowanie, to konieczne jest wszczęcie postępowania egzekucyjnego.

Jak odzyskać należności?

Kiedy kontrahent mimo ponagleń do zapłaty wciąż nie opłaca swoich należności, należy udać się do firmy windykacyjnej i jej przekazać sprawę odzyskania pieniędzy. To rozwiązanie, które cieszy się dużą popularnością, jednak nie każda firma ma środki finansowe, by pozwolić sobie na czekanie.

Warto w takim przypadku zastanowić się nad sprzedażą wierzytelności. Jest to przydatne w momencie, gdy firma, aby zachować płynność finansową, potrzebuje chociaż części środków z wystawionej faktury. Sprzedaż wierzytelności daje niemal natychmiastowy zastrzyk gotówki, jednak z odzyskania całości kwoty przedsiębiorca musi zrezygnować. Z kolei cena zakupu wierzytelności jest uzależniona od kondycji finansowej dłużnika oraz przewidywanego czasu windykacji. Jeśli firma chce skorzystać z takiego rozwiązania, powinna mieć oświadczenia dłużnika o uznaniu długu, prawidłowo wystawione faktury VAT czy też potwierdzenia wykonania usługi lub dostawy towarów.

Podsumowanie

Opisane powyżej sposoby radzenia sobie z niewypłacalnym kontrahentem można podsumować w następujący sposób: przede wszystkim należy zadbać o to, aby nawiązywać relacje handlowe wyłącznie ze sprawdzonymi kontrahentami. Na rynku istnieje wiele źródeł informacji gospodarczej, jeśli jednak przedsiębiorca nie ma czasu na własne poszukiwania, wszystko może zlecić firmie faktoringowej takiej, jak Bibby Financial Services. To również dobry sposób na monitorowanie płatności. W razie opóźnień, to pracownicy firmy faktoringowej będą ponaglać kontrahenta. A w sytuacji powstania długu – mogą nawet rozpocząć postępowanie windykacyjne.