Na czym polega proces windykacji wierzytelności?

Windykacja to procedura odzyskiwania długów i często jedyny sposób wyegzekwowania płatności od kontrahenta. Poniżej omawiamy najczęściej stosowane rodzaje windykacji oraz krok po kroku pokazujemy, na czym proces windykacji wierzytelności polega i jak go prawidłowo prowadzić.

Co to jest windykacja?

Słowo windykacja pochodzi z łaciny – vindicatio – i oznacza dochodzenie roszczeń. Jest to szereg czynności prawnych i procesowych podejmowanych w celu wyegzekwowanie spłaty długu przy pomocy środków określonych w obowiązujących przepisach prawnych. Sam proces windykacji ma więc na celu skłonienie dłużnika do uregulowania należności. Podmiotem, który prowadzi postępowanie windykacyjne, może być sam wierzyciel lub jego pełnomocnik albo wyspecjalizowana w egzekwowaniu należności firma windykacyjna. Postępowanie windykacyjne można wszcząć w momencie, gdy powstaje zaległość płatnicza. Obok sprzedaży wierzytelności, (cesji wierzytelności) może być jedynym środkiem odzyskania pieniędzy od dłużnika.

Rodzaje windykacji

Ze względu na sposób postępowania wierzyciela z kontrahentem zalegającym z płatnościami, wyróżnia się dwa rodzaje windykacji:

• windykację miękką – to najłagodniejsza forma windykacji wierzytelności, chociaż dla dłużnika może być uporczywa. Obejmuje m.in. dzwonienie, wysyłanie wiadomości tekstowych i mejlowych z przypomnieniem o konieczności uregulowania należności, pisma ostrzegające przed negatywnymi konsekwencjami dalszego uchylania się od spłaty długu (np. wpis do rejestru dłużników) czy wreszcie oficjalne i przedsądowe wezwania do zapłaty;
• windykację twardą – zaczyna się w momencie, gdy windykacja miękka nie przynosi rezultatu, dług ciągle nie został uregulowany, a dłużnik nie wykazuje żadnej woli współpracy. Windykacja twarda obejmuje m.in. wpisanie dłużnika do rejestrów dłużników, postępowanie sądowe, a wreszcie egzekucję komorniczą.

Z kolei, z punktu widzenia wykorzystywanej ścieżki prawnej i instytucji, która ją przeprowadza, postępowanie windykacyjne można podzielić na:

• windykację polubowną – obejmuje etap negocjacji z dłużnikiem (np. propozycje rozłożenia spłaty długu na raty) i inne działania miękkie, gdy ten nadal uchyla się od spłaty zobowiązania;
• windykację sądową – wierzyciel kieruje pozew o zapłatę do sądu, aby uzyskać prawomocny nakaz zapłaty, który jest podstawą do wszczęcia windykacji komorniczej;
• windykację komorniczą – ostatni etap windykacji prowadzony już przez komornika sądowego. Na tym etapie dłużnik musi nie tylko spłacić dług, ale i pokryć koszty egzekucji oraz sądowe. Komornik ma prawo zająć majątek dłużnika, np. jego konto bankowe, ruchomości czy nieruchomości.

Na czym polega proces windykacji wierzytelności?

Ścieżka windykacji faktur obejmuje kilka etapów, a jej początkiem zawsze jest powstanie zobowiązania, czyli brak spłaty należności na czas. Dlatego, zanim jeszcze dojdzie do powstawania zobowiązania, warto korzystać z usługi monitoringu należności. Pozwala ona na szybkie rozpoznanie opóźnienia w płatnościach oraz natychmiastowy kontakt z klientem. Może się bowiem okazać, że opóźnienie było np. efektem zwykłej nieuwagi naszego kontrahenta.

Jeśli nie, poniżej prezentujemy poszczególne kroki, które należy podjąć, by odzyskać swoje środki.

1. Windykacja polubowna

To pierwszy krok, który obejmuje działania z zakresu windykacji miękkiej i ugodowe zakończenie sprawy. Co więcej, nie można go pominąć, bo w sądzie należy udowodnić podjęcie próby polubownego rozwiązania problemu. Na tym etapie możemy np. zaproponować nowy termin spłaty, rozłożenie długu na raty. Często to wystarczy, by dłużnik wyraził chęć współpracy i spłaty długu, a jeśli do tego dojdzie, windykacja może zostać zakończona.

Jeśli nie, po kolejnych monitach pozostaje nam wysłanie pism z wezwaniem do zapłaty, nowym terminem spłaty całości długu i ostrzeżeniem przed negatywnymi skutkami dalszego uchylania się od płatności. W przypadku firm może to być np. wpisanie do baz dłużników. To dość skuteczny środek, bo z obawy przed negatywnymi konsekwencjami wpisu w rejestrze, wielu dłużników decyduje się wtedy na uregulowanie zadłużenia.

Warto pamiętać, że ten etap windykacji może dać dobre efekty, jest szybki i tani oraz najkorzystniejszy dla obu stron. Pozwala też zachować dobre relacje z dłużnikiem, jeśli chcemy kontynuować z nim współpracę.

2. Postępowanie sądowe

Jeśli windykacja polubowna nie przyniosła efektu, przechodzimy do kolejnego kroku i windykacji twardej. Na tym etapie możemy złożyć pozew o zapłatę do sądu właściwego ze względu na siedzibę dłużnika. Musimy pamiętać, że sąd nie rozpozna sprawy, jeżeli ze złożonych dokumentów nie będzie wynikać, że wierzyciel podjął wcześniej próbę polubownego zakończenia sporu albo że dłużnik unikał kontaktu z wierzycielem. Ten etap kończy się wydaniem przez sąd wyroku lub nakazu zapłaty zadłużenia wraz z odsetkami ustawowymi i kosztami sądowymi.

3. Postępowanie klauzulowe

Sam tytuł wykonawczy (wyrok lub nakaz zapłaty) nie jest wystarczający do odzyskania należności. Po uprawomocnieniu musi być opatrzony klauzulą wykonalności, która jest potwierdzeniem dla innych organów, że treść danego nakazu zapłaty jest wykonalna. Przede wszystkim stanowi podstawę do przekazania sprawy komornikowi i rozpoczęcia egzekucji komorniczej.

4. Egzekucja komornicza

Ten etap ma na celu jak najszybsze ściągnięcie długu. Komornik ma prawo — na poczet spłaty zadłużenia — zająć przedmioty należące do dłużnika, w tym zgromadzone na kontach dłużnika środki finansowe, należące do niego ruchomości i nieruchomości oraz wynagrodzenie. Kosztami komorniczymi, podobnie jak sądowymi, obciążany jest dłużnik.

5. Windykacja poegzekucyjna

Zdarza się, że nawet komornikowi nie uda się wyegzekwować należności i umorzy on postępowanie egzekucyjne. Jako wierzyciel masz prawo w każdym momencie złożyć ponowny wniosek egzekucyjny. Będzie to uzasadnione, jeśli np. sytuacja majątkowa dłużnika po jakimś czasie ulegnie poprawie i będzie posiadał majątek, z którego można dokonać egzekucji.

Ile trwa proces windykacji?

Windykacja polubowna trwa zwykle 2-3 miesiące. Im szybciej się jej podejmiemy, tym lepsze efekty osiągniemy. Z praktyki wynika, że najłatwiej i najszybciej odzyskuje się długi przeterminowane co najwyżej o kilka miesięcy. Im dług starszy, tym trudniej go odzyskać.

Windykacja sądowo-egzekucyjna jest długotrwała, a na jej przebieg nie mamy wpływu. Sam czas oczekiwania na rozprawę może wynieść kilka miesięcy, a nawet dłużej. Proces może się też przedłużyć, jeśli dłużnik wniesie protest do wyroku.

Jakie są koszty windykacji?

Wierzyciele ponoszą koszty postępowania windykacyjnego niemal na każdym etapie postępowania:

•  przy windykacji polubownej – kosztami windykacji są np. koszty monitów i wezwań do zapłaty, opłata za wpis do rejestru dłużników czy prowizja dla firmy windykacyjnej, jeśli korzystamy z jej usług;
• przy windykacji sądowej – kosztem jest opłata sądowa wnoszona przy składaniu pozwu o nakaz zapłaty. Wynosi ona od 30 do 1000 zł przy dochodzeniu roszczeń nieprzekraczających kwoty 20 000 zł i 5% w przypadku większych długów. Do tego mogą dojść np. koszty wynajęcia kancelarii prawnej czy firmy windykacyjnej;
• przy windykacji komorniczej – co do zasady koszty komornicze ponosi dłużnik, jednak w niektórych przypadkach może nimi być obciążony także wierzyciel np. kosztami skierowania sprawy do komornika spoza rewiru.

W praktyce zarówno koszty windykacji sądowej, jak i egzekucyjnej są ponoszone przez dłużnika, o ile ten jest wypłacalny i komornikowi uda się odzyskać te kwoty.

Windykacja a faktoring

Chociaż windykacja może pomóc w odzyskaniu należności, to wymaga od przedsiębiorcy wiele wysiłku, czasu i niesie za sobą dodatkowe koszty. Jeśli dłużników jest więcej, wierzyciel może mieć poważne problemy z zachowaniem płynności finansowej swojej firmy.

Najlepiej więc unikać zawczasu postępowań związanych z odzyskiwaniem pieniędzy. Odpowiednie narzędzia do tego mają firmy faktoringowe jak Bibby Financial Services. Skorzystanie z faktoringu dla firm pozwoli nam otrzymać płatność za sprzedany produkt.lub usługę niemal natychmiast po wystawieniu faktury. Co więcej, jeśli skorzystamy z faktoringu bez regresu, firma faktoringowa weźmie na siebie ryzyko niewypłacalności naszego kontrahenta. I w razie problemów, to ona zajmie się windykacją wierzytelności.

Bibby Financial Services oferuje też swoim klientom inne usługi, których celem jest zminimalizowanie ewentualnego ryzyka windykacyjnego w firmie. Obejmuje to np. weryfikację potencjalnych, nowych kontrahentów i partnerów biznesowych czy monitoring płatności. Firma zakupuje także wierzytelności, a jej oferta będzie korzystniejsza cenowo niż w przypadku giełdy długów czy firm windykacyjnych.