Kontrola pracy zdalnej – co zmienia się w przepisach?
Praca zdalna stała się nieodłącznym elementem współczesnego rynku pracy. W kwietniu 2023 r. Kodeks pracy został znowelizowany o przepisy regulujące ten rodzaj zatrudnienia. Nowelizacja kodeksu definiuje wiele dotąd nieokreślonych kwestii, takich jak np. sposoby kontroli pracowników w czasie pracy zdalnej, zasady pracy zdalnej na żądanie, zasady wykonywania pracy zdalnej czy sytuacje, w których pracodawca nie może odmówić pracownikowi pracy zdalnej.
Przedstawiamy aktualne przepisy oraz procedury kontroli pracy zdalnej, które wszyscy przedsiębiorcy powinni uwzględnić w polityce zatrudnienia swoich firm.
Co to jest praca zdalna – aktualna definicja
Praca zdalna, zgodnie z kodeksem pracy, to wykonywanie pracy poza siedzibą pracodawcy za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Pracownik wykonuje swoje obowiązki z dowolnego miejsca, korzystając z urządzeń elektronicznych oraz dostępu do Internetu. Pracować poza siedzibą firmy można przy tym w wymiarze całkowitym lub częściowym (praca hybrydowa). Dodatkowo wprowadzono regulacje dotyczące tzw. okazjonalnej pracy zdalnej, której wymiar został ograniczony do 24 dni w roku kalendarzowym dla każdego pracownika.
Miejsce wykonywania pracy musi jednak każdorazowo zostać zgłoszone pracodawcy. Dodatkowo, pracownik musi być w zasięgu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, tzn. mieć zasięg lub dostęp do Internetu. W praktyce oznacza to, że pracownik każdorazowo zmieniając miejsce wykonywania pracy, jak np. przejście z mieszkania do kawiarni – powinien o tym informować przełożonego. Praca zdalna będzie mogła być uzgodniona już przy zawieraniu umowy o pracę.
Jakie zmiany wprowadza nowelizacja Kodeksu pracy?
Nowe przepisy o pracy zdalnej w kodeksie uwzględniają zarówno potrzeby pracodawców, jak i pracowników. Ci pierwsi mają jasno określone obowiązki i standardy, których muszą przestrzegać, aby zapewnić prawidłowe funkcjonowanie pracy zdalnej w swojej firmie. Z drugiej strony, nowe przepisy chronią prawa pracowników oraz gwarantują im odpowiednie warunki do wykonywania pracy zdalnej i utrzymania równowagi między życiem zawodowym a prywatnym, co przekłada się na ich zadowolenie i wydajność.
Nowelizacja Kodeksu pracy wprowadza następujące zmiany dotyczące pracy zdalnej:
- Pracodawcy są zobowiązani do opracowania i wprowadzenia wewnętrznego regulaminu pracy zdalnej, który określa zasady, procedury, warunki techniczne i środowiskowe niezbędne do prawidłowego wykonywania pracy zdalnej oraz uwzględniającego prawo do rozłączenia się pracownika.
- Pracodawcy muszą zapewnić pracownikom odpowiednie warunki pracy zdalnej, w tym odpowiednie narzędzia oraz dostęp do materiałów i danych niezbędnych do realizacji zadań. Dodatkowo, pracodawca powinien pokryć koszty związane z infrastrukturą pracy zdalnej, takie jak koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych, np. Internetu, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. W sytuacji gdy pracodawca nie zapewni pracownikowi materiałów niezbędnych do wykonania pracy zdalnej, będzie on zobowiązany do wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego dla pracownika.
- Pracodawcy mogą wprowadzić elastyczny czas pracy dla pracowników zdalnych, umożliwiając im samodzielne planowanie czasu pracy, pod warunkiem realizacji zadań służbowych w określonym terminie.
- Pracownicy mają prawo do odłączenia się od środków komunikacji elektronicznej poza ustalonym czasem pracy, co ma na celu ochronę ich praw do czasu wolnego od pracy oraz zachowanie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym.
- Pracodawca musi zabezpieczyć dane firmowe i osobowe, które są przetwarzane przez pracowników zdalnych.
Zasady pracy zdalnej
Praca zdalna może odbywać się na podstawie porozumienia pomiędzy pracownikiem, a pracodawcą lub na podstawie określonego wcześniej regulaminu firmy. W przypadku, gdy u pracodawcy nie będzie obowiązywało porozumienie ani regulamin pracy zdalnej – będzie ona mogła zostać zastosowana na wniosek zainteresowanego pracownika.
Kiedy pracodawca nie może odmówić pracownikowi pracy zdalnej?
Pracodawca nie może odmówić pracownikowi pracy zdalnej w sytuacjach, gdy istnieją przesłanki medyczne lub społeczne uzasadniające tę formę pracy. Przykłady takich przesłanek to ciąża, opieka nad dzieckiem lub innym członkiem rodziny, choroba przewlekła, niepełnosprawność lub trudności związane z dojazdem do miejsca pracy. W takich przypadkach pracodawca zobowiązany jest do zorganizowania pracy zdalnej dla pracownika, o ile jest to możliwe ze względu na rodzaj wykonywanej pracy.
Zmiany w kodeksie pracy wprowadzają także możliwość pracy zdalnej na żądanie pracownika. Oznacza to, że pracownik może wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o pracę zdalną na określony czas, pod warunkiem że rodzaj wykonywanej pracy na to pozwala, a potrzeba pracownika jest uzasadniona (np. konieczność opieki nad członkiem rodziny). W ciągu roku kalendarzowego każdy pracownik zyskuje prawo do 24 dni pracy zdalnej.
Nowelizacja kodeksu pracy wprowadza także zmiany dotyczące zawierania umów o pracę. W umowie powinna być zawarta informacja o tym, czy praca będzie wykonywana zdalnie, w siedzibie pracodawcy, czy w formie hybrydowej. W przypadku pracy zdalnej, umowa powinna określać warunki takiej pracy, w tym zakres obowiązków, czas pracy oraz zasady dotyczące świadczenia narzędzi i materiałów niezbędnych do pracy.
Kontrola pracy zdalnej i jej rodzaje
Nowe przepisy regulują także kwestie kontroli pracy zdalnej. Pracodawca ma prawo kontrolować wykonywanie obowiązków przez pracowników zdalnych, jednak musi to robić w sposób szanujący prywatność pracownika. Nie mogą np. utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.
Kontrole powinny być przeprowadzane zgodnie z ustalonymi procedurami i być wcześniej zapowiedziane pracownikom. Mogą obejmować monitorowanie wyników pracy, czasu pracy, a także ocenę środowiska pracy:
- Kontrola wyników pracy - polega na monitorowaniu realizacji zadań służbowych przez pracowników, zgodnie z celami i terminami ustalonymi w umowie o pracę zdalną.
- Pracodawcy mogą stosować różne metody oceny, takie jak analiza jakości wykonanych zadań, osiągnięcie celów ilościowych czy ocena terminowości.
- Kontrola czasu pracy - ma na celu monitorowanie przestrzegania przez pracowników ustalonego czasu pracy, co pozwala na efektywne zarządzanie zasobami i optymalizację wykorzystania czasu. Kontrola czasu pracy może obejmować sprawdzanie czasu spędzonego na poszczególnych zadaniach czy analizę raportów pracy.
- Kontrola środowiska pracy - dotyczy oceny warunków technicznych i środowiskowych, w jakich pracownicy wykonują swoje obowiązki. Kontrola środowiska pracy może obejmować ocenę dostępu do odpowiednich narzędzi i sprzętu, zapewnienie ergonomicznego stanowiska pracy czy dbałość o bezpieczeństwo informacji i ochronę danych osobowych.
Kontrolę można przeprowadzić w formie:
- elektronicznej - poprzez monitorowanie aktywności pracownika w systemach informatycznych firmy,
- fizycznej - poprzez wizytę kontrolną u pracownika w miejscu wykonywania pracy zdalnej,
- mieszanej - łączącej kontrolę elektroniczną i fizyczną,
- kontroli związanej z przestrzeganiem prawidłowego korzystania z narzędzi oraz zabezpieczenia danych firmowych i osobowych.
Właściwe przeprowadzenie kontroli pracy zdalnej
Aby przeprowadzić kontrolę pracy zdalnej zgodnie z zasadami pracy zdalnej, pracodawca powinien:
- Poinformować pracownika o planowanej kontroli z odpowiednim wyprzedzeniem.
- Przeprowadzić kontrolę zgodnie z ustalonymi procedurami zawartymi w regulaminie pracy zdalnej.
- Szanować prywatność pracownika, nie naruszając jego praw do ochrony danych osobowych czy życia prywatnego.
- Dokumentować wyniki kontroli oraz poinformować pracownika o stwierdzonych nieprawidłowościach i koniecznych korektach.
Co w wypadku nieprawidłowości
W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w pracy zdalnej pracodawca powinien:
- Wskazać pracownikowi stwierdzone nieprawidłowości oraz przedstawić wymagane korekty.
- Zobowiązać pracownika do usunięcia wskazanych nieprawidłowości w określonym terminie lub wycofać zezwolenie na pracę zdalną.
- Zapewnić wsparcie i narzędzia niezbędne do usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości oraz poprawy jakości pracy.
- Monitorować postęp pracownika w ramach planu naprawczego i udzielać wsparcia w razie potrzeby.
- W przypadku powtarzających się nieprawidłowości, pracodawca może podjąć decyzję o nałożeniu odpowiednich sankcji, takich jak zmiana warunków pracy, przekwalifikowanie lub w ostateczności rozwiązanie umowy o pracę.
